受領請求書DX
概要
『奉行Edge 受領請求書DXクラウド』をあわせて利用した場合の支払管理の流れを説明します。
経理が証憑（請求書・領収書）を受領方法に応じてスムーズに収集し、証憑をもとに精算伝票を作成して、支払予定の確認や、支払消込・銀行振込ができます。
精算伝票の作成時には、以下のいずれかの債務の計上方法を選択します。
- 債務を計上してから支払う方法（未払取引）
- 債務を計上せずに支払う方法（即時支払）
- 計上済みの債務の支払予定と証憑を突合してから支払う方法（買掛取引）
証憑の収集
取引先からデジタルインボイス（Peppol）による請求書の受信や、証憑の収集が可能です。
証憑の収集方法は、以下のとおりです。
- 拠点の従業員は、パソコン・スマートフォンで証憑収集アプリを利用し、証憑をアップロードできます。アップロード時には、証憑から自動で読み取られた情報をもとに、日付・金額・取引先などを入力できます。
- 特定のフォルダー内の「領収書」または「請求書」の証憑を、自動または手動でアップロードできます。
- 取引先は「メール」または「専用ページアップロード」で請求書を送信できます。送信された請求書は当サービスに自動でアップロードされます。
| 参考 | 証憑の保管と運用の概要は、こちらをご参照ください。 |
導入と必要な設定
1. マスターの登録・各種設定をする（経理担当者）
ダッシュボード「導入状況」カードの「導入状況の確認」をクリックして、完了していないマスターの登録・各種設定をします。
| 参考 |
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2. 証憑種類の確認（経理担当者）
デジタルインボイス、証憑（請求書・領収書など）は、証憑種類ごとに保存します。
証憑種類はあらかじめ用意されていますが、収集や管理しやすい単位に変更・追加できます。［証憑種類］メニューで設定します。また、証憑のアップロード時に入力する項目は、日付・金額・取引先に加えて、任意の項目を追加できます。詳細は、こちらをご参照ください。
なお、1 つの証憑種類で、複数のアップロード方法を併用できます。
3. 証憑収集の準備（経理担当者・従業員）
証憑の収集方法によって、必要な準備が異なります。以下の内容を確認し、利用する方法に応じて準備してください。
- デジタルインボイスを受領する場合（経理担当者）
Peppol連携を申し込み、取引先からデジタルインボイスを受信できるようにします。
詳細は、こちらの「必要な設定」と「任意の設定」をご参照ください。 -
証憑を受領する場合（経理担当者・従業員）
参考 以下のアップロード方法の違いは、こちらをご参照ください。 -
証憑収集アプリでアップロードする場合（経理担当者・従業員）
従業員を利用者として登録し、証憑収集アプリから証憑をアップロードして経理に提出できるようにします。 -
当サービスでアップロードする場合（フォルダーからアップロードする場合）（経理担当者）
「領収書」または「請求書」の証憑を自動アップロードする場合は、事前の準備が必要です。
（［証憑アップロード］メニューや［精算伝票］メニューで、都度アップロードする場合は不要です。）- フォルダーを作成する
受領した証憑の電子データを保存するフォルダーを作成します。- 領収書・請求書など、証憑種類ごとにフォルダーを作成します。
- 当サービスを利用するパソコンから参照できる場所に作成してください。
- 自動アップロードするフォルダーを指定する
［証憑種類］メニューで、該当の証憑種類の「フォルダー内のファイルを自動でアップロードする」を設定します。
- フォルダーを作成する
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取引先に「メールアップロード」または「専用ページアップロード」で、請求書をアップロードしてもらう場合（経理担当者）
取引先が請求書をアップロードできるように、［証憑収集方法］メニューで、「メールアップロード」または「専用ページアップロード」に必要なメールアドレスやURLなどを設定します。詳細は、こちらをご参照ください。
あわせて、取引先に請求書の受付方法を案内します。ご案内からアップロードの流れや案内文のテンプレートファイルについては、こちらをご参照ください。
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証憑収集アプリでアップロードする場合（経理担当者・従業員）
精算処理の流れ
1. 証憑をアップロードする（経理担当者・従業員）
1. デジタルインボイスを受領する場合（経理担当者）
取引先がデジタルインボイスを配信すると、当サービスで受信します。
2. 証憑を受領する場合（経理担当者・従業員）
証憑の収集方法によってアップロード方法が異なります。
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証憑収集アプリでアップロードする場合（経理担当者・従業員）
- 証憑をアップロードする（従業員）
- アップロードされた証憑を承認／否認する（経理担当者・従業員）
当サービスまたは証憑収集アプリで証憑を承認／否認します。アップロードされた証憑が見切れていたり、不明瞭で文字が読めない場合は、証憑を否認して、従業員に再度アップロードしてもらうことも可能です。
詳細は、以下をご参照ください。
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当サービスでアップロードする場合（経理担当者・従業員）
「領収書」または「請求書」の証憑を自動アップロードする場合は、あらかじめ用意したフォルダーに証憑の電子データを保存すると、当サービスの起動時にアップロードされます。
証憑を都度アップロードする場合は、後述する「2. 証憑をもとに精算伝票を登録する（経理担当者）」のタイミングで［証憑アップロード］メニューや［精算伝票］メニューでアップロードします。 -
取引先に「メールアップロード」または「専用ページアップロード」で、請求書をアップロードしてもらう場合（取引先）
取引先が請求書を「メール」または「専用ページアップロード」でアップロードすると、当サービスにアップロードされます。
2. 証憑をもとに精算伝票を登録する（経理担当者）
ダッシュボード「精算状況」カードに、受信したデジタルインボイス・アップロードされた証憑の件数が表示されます。
件数をクリックして、証憑を見ながら精算伝票を登録します。
詳細は、以下をご参照ください。
精算伝票では、債務の計上方法に応じて伝票区分を選択します。選択した伝票区分によって、精算伝票の登録後の手順が変わります。
- 債務を計上してから支払う場合（伝票区分：「未払取引」）
精算伝票を登録すると、債務伝票が作成されます。
債務伝票をもとに債務を計上するために、「3. 購入債務仕訳を作成する（経理担当者）」の手順に進みます。 - 債務を計上せずに支払う場合（伝票区分：「即時支払」）
精算伝票を登録すると、債務伝票は作成されず、支払伝票が作成されます。
支払伝票をもとに支払うために、「6. 銀行振込で支払う（経理担当者）」の手順に進みます。 - 計上済みの債務の支払予定と証憑を突合してから支払う場合（伝票区分：「買掛取引」）
当サービスまたは『蔵奉行クラウド』で債務伝票を登録済みの場合は、伝票区分を「買掛取引」にして精算伝票を登録します。精算伝票を登録しても、債務伝票・支払伝票は作成されません。
消し込み時は、支払予定（未支払の債務）と金額が一致する証憑（伝票区分が「買掛取引」の精算伝票）を自動で突合できます。
消込の前に支払予定を確認するために、「4. 支払予定を確認する（経理担当者）」の手順に進みます。
| 参考 |
3. 購入債務仕訳を作成する（経理担当者）
債務伝票を集計して、購入債務仕訳を作成します。
ダッシュボード「本日までの仕訳未作成」カードに、未作成の購入債務仕訳の件数が表示されます。
件数をクリックして、購入債務仕訳を『勘定奉行クラウド』で起票、または、『勘定奉行Smart/勘定奉行11』で受け入れできる仕訳伝票ファイルを作成します。
詳細は、こちらをご参照ください。
支払処理の流れ
4. 支払予定を確認する（経理担当者）
［支払予定表］メニューで、債務伝票を集計して、支払予定（未支払の債務）を確認します。
5. 支払消込をする（経理担当者）
［支払消込］メニューで、債務伝票を集計して、支払予定（未支払の債務）を消込します。消込することで支払伝票を作成します。
伝票区分が「買掛取引」の精算伝票は、支払予定と自動で突合できます。詳細は、こちらをご参照ください。
6. 銀行振込で支払う（経理担当者）
［銀行振込］メニューで、銀行振込の支払伝票を集計して、FBデータまたは銀行振込依頼書を作成します。
銀行振込の処理の流れは、こちらをご参照ください。
7. 支払仕訳を作成する（経理担当者）
支払伝票を集計して、支払仕訳を作成します。
ダッシュボード「本日までの仕訳未作成」カードに、未作成の支払仕訳の件数が表示されます。
件数をクリックして、支払仕訳を『勘定奉行クラウド』で起票、または、『勘定奉行Smart/勘定奉行11』で受け入れできる仕訳伝票ファイルを作成します。
詳細は、こちらをご参照ください。
| 参考 | 振込後に出金確認をした支払伝票だけ、支払仕訳を作成できるようにすることも可能です。 詳細は、こちらをご参照ください。 |