概要
承認機能とは、伝票入力者が入力した伝票を申請し、承認者が承認することで、承認した伝票だけを管理帳票に反映する機能です。
最終承認が完了していない伝票は、消込などで伝票を集計する際に集計対象になりません。また、支払明細書などの発行もできません。
承認機能を使用することで、入力ミスや不正な伝票の登録を防げます。
- 伝票ごとに、承認機能を使用するかを設定できます。
- 『奉行ｉクラウド』をご利用の場合は、2 段階までの承認フローを作成できます。
『奉行V ERPクラウド』をご利用の場合は、2 段階以上の承認フローを作成できます。 - 承認状況は、伝票画面上で確認できます。
自動作成される伝票（仕入伝票登録時に作成される債務伝票や支払伝票）の承認状況は、作成元の伝票（仕入伝票）と同じです。
必要な設定
1. 承認機能を「使用する」に設定する
［運用設定］メニューの［承認フロー］ページで、伝票ごとに承認機能を使用するかを設定します。
- すでに登録済みの伝票がある場合は、承認機能を「使用する」設定にすると、それまでに登録された伝票の承認状況はすべて「承認済」になります。
- 承認機能を「使用しない」伝票については、「承認済」と同じ扱いです。
伝票画面上に承認状況のアイコンは表示されません。
その他にも、承認者に伝票の修正・削除を許可するかなどを設定できます。
2. ワークフローを作成する
メインメニュー右上の（セキュリティ）の［ワークフロー］メニューで作成します。
承認の流れ
伝票入力者が伝票を登録し、申請すると、承認者が承認（または否認）できます。
| 伝票入力者 | 承認者 | ||
| 伝票の登録 | |||
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伝票を登録します。
この時点の承認状況は「未申請」です。
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| 伝票の申請 | |||
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ダッシュボードの「未申請状況」カードで、伝票ごとに未申請の件数をクリックします。
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| 伝票の確認 | |||
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承認すべき伝票の件数が、ダッシュボードの「未承認状況」カードに表示されます。
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| 伝票の承認（または否認） | |||
伝票を承認する場合承認する伝票の「承認」列にチェックを付け、［実行］ボタンをクリックします。 この時点の承認状況は、以下の通りです。
伝票を否認する場合否認する伝票の「否認」列にチェックを付け、［実行］ボタンをクリックします。 |
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| 否認された伝票の修正・申請 | |||
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伝票入力者のダッシュボードの「未申請状況」カードに、修正すべき否認伝票の件数が表示されます。 修正する伝票をクリックして［F9：修正］を押します。 |
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表示された伝票を修正して登録します。 |
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| 伝票の確認・修正 | |||
| 承認すべき伝票の件数がダッシュボードの「未承認状況」カードに表示されます。 件数をクリックして確認し、承認する伝票の「承認」列にチェックを付け、［実行］ボタンをクリックして承認します。 |
各メニューでの動作
精算締めや支払明細書の発行
最終承認がされていない伝票がある場合は、精算締めはできません。
支払明細書の発行について
精算単位が「債務伝票」の場合は、最終承認が完了していないと支払明細書が発行できません。
支払明細書の仮発行も同様に、最終承認が完了していないと発行できません。
管理帳票の集計方法
各帳票の［条件設定］画面で、集計したい承認状況の伝票を選択できます。
仕入明細表など、承認状況を「絞り込み条件」で選択できる帳票の場合は、以下のように設定します。
| 例 | 「承認済」の伝票だけ集計する |
承認状況を絞り込まないとすべての承認状況の伝票が集計されます。
| 参考 | 仕入明細表などの各明細表や支払一覧表などの帳票では、「未申請」の伝票も集計できます。 |
『勘定奉行』との業務連携（仕訳伝票の作成）勘定奉行
最終承認が完了していない伝票は、業務連携（仕訳伝票の作成）できません。
こんなときは
伝票の登録と同時に申請する
伝票の登録後に申請をするのではなく、伝票の登録時に自動で申請できます。
詳細は、こちらをご参照ください。
承認状況を確認する
伝票に表示される承認状況のアイコンについて説明します。
詳細は、こちらをご参照ください。
申請した伝票を修正する
詳細は、こちらをご参照ください。
承認者を変更・追加する
詳細は、こちらをご参照ください。