受領請求書DX
概要
従業員のスマートフォンに『奉行Edge』スマホアプリをインストールすることで、受領した証憑をアップロードして経理担当者へ提出できます。
『奉行Edge』スマホアプリでは、『証憑収集オプション』スマホアプリの機能に加えて、以下の機能が利用できます。
- PDFファイルのアップロード
- 部門や購入科目などの精算伝票の明細項目の入力
- Webアプリ、PCアプリからアップロードした証憑の承認
- プッシュ通知でのお知らせ
- 多言語表示
ここでは、従業員が『奉行Edge』スマホアプリにログインするまでの手順を案内します。
| 参考 |
従業員がすでにWebアプリを利用している場合 Webアプリと同じＯＢＣｉＤを使用して『奉行Edge』スマホアプリにログインできます。Webアプリを起動し、「操作手順（従業員）」の2. から手順を進めてください。 |
事前設定
以下の機能を使用する場合は、［運用設定］メニューの［受領請求書］ページで設定を変更します。
- 証憑種類権限
拠点ごとに証憑種類を用意している場合など、従業員が証憑のアップロード先（証憑種類）に迷わないように、従業員ごとにアップロードできる証憑種類を設定できます。設定する場合は、「使用する」を選択します。 - Webアプリ明細（Webアプリ、『奉行Edge』スマホアプリでの明細項目の入力）
Webアプリ、『奉行Edge』スマホアプリで証憑をアップロードする際に、証憑項目に加えて、部門や購入科目などの精算伝票の明細項目も入力できます。入力する場合は、「使用する」を選択し、項目にチェックを付けます。 - 証憑承認
拠点の従業員が証憑収集アプリ（Webアプリ・PCアプリ・『奉行Edge』スマホアプリ・『証憑収集オプション』スマホアプリ）で証憑をアップロードして経理に提出する際に、証憑を承認／否認する場合は、「使用する」を選択します。
必要な設定（経理担当者）
従業員が証憑収集アプリ（Webアプリ・PCアプリ・『奉行Edge』スマホアプリ・『証憑収集オプション』スマホアプリ）を使用するためにはＯＢＣｉＤが必要です。
ＯＢＣｉＤを作成して、証憑承認のワークフローや証憑種類権限、メニュー権限を設定し、従業員に利用開始のメールを通知します。
1. 証憑収集アプリを使用する従業員を利用者として登録する
従業員が利用者として登録されていない場合は、利用者として登録します。
『管理ポータル』のヘルプのこちらの手順で、［権限］ページで『奉行Edge 受領請求書DXクラウド』の利用サービス権限・メニュー権限を許可して、登録します。
メニュー権限では、『奉行Edge』スマホアプリをインストールする際に必要な「スマホアプリについて」の権限も許可します。
| 参考 |
以下の場合は、この手順の操作は必要ありません。
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2. 申請から承認までのワークフローを作成する（証憑承認が「使用する」の場合）
どの従業員（または部署など）の申請を、誰が承認するのかを設定します。
メインメニュー右上の（セキュリティ）の［証憑ワークフロー］メニューで設定します。
詳細は、『管理ポータル』のヘルプ「ワークフロー」をご参照ください。
3. 証憑種類とワークフローを関連付ける（証憑承認が「使用する」の場合）
［証憑種類］メニューで、証憑種類とワークフローを関連付けます。
詳細は、こちらをご参照ください。
4. 各従業員が利用する証憑種類を設定する（証憑種類権限が「使用する」の場合）
拠点ごとに証憑種類を用意している場合など、従業員が証憑のアップロード先（証憑種類）に迷わないように、従業員ごとにアップロードできる証憑種類を設定します。
［証憑種類］メニューの「証憑収集アプリの利用者に証憑種類権限を設定する」をクリックするか、［証憑種類権限］メニューで設定します。
詳細は、こちらをご参照ください。
5. 従業員向けのマニュアルを準備する
証憑収集アプリは従業員が直感的に操作できますが、社内の申請ルールや注意事項なども含めた従業員向けのマニュアルを用意して従業員に公開しておくと、日々の証憑収集がよりスムーズです。
従業員向けのマニュアルのテンプレートをご用意していますので、こちらからダウンロードしてご利用ください。
| 注意 | 6. の作業は、5. までの作業がすべて完了してから行います。 |
6. 従業員に利用開始をメールで通知する
- メインメニュー右上の
（セキュリティ）から［利用者］メニューを選択します。
- ［利用開始通知］ボタンをクリックして、従業員に利用開始をメールで通知します。
以降の手順は、『管理ポータル』のヘルプのこちらの 2. からご参照ください。 - ログインＵＲＬが通知されるので、従業員がWebアプリにログインできます。
| 参考 |
［管理ポータル］メニュー では、従業員がWebアプリ、『奉行Edge』スマホアプリから証憑をアップロードして申請・承認を行う場合のセキュリティを強固にするために、以下のメニューが用意されています。 必要に応じて変更します。
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操作手順（従業員）
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経理担当者の設定が完了すると、従業員にWebアプリのＵＲＬが通知されます。
ログインします。① ログインＵＲＬのパスをクリックします。 ② ＯＢＣｉＤとパスワードを入力してログインします。 参考 ログインした際にパスワードの変更を求められた場合は変更します。
次回以降、起動時に新しいパスワードでログインします。 - Webアプリの「スマホアプリについて」をクリックします。
- 画面にQRコードが表示されます。
手順に沿ってスマートフォンに『奉行Edge』アプリをインストールし、企業識別IDを入力します。 - 「連携を開始する」をクリックします。
- WebアプリにログインしたＯＢＣｉＤとパスワードでログインします。
| 参考 |
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