従業員が証憑収集アプリにログインするまでの手順（『証憑収集オプション』スマホアプリ）

受領請求書DX

概要

従業員のスマートフォンに『証憑収集オプション』スマホアプリをインストールすることで、従業員が受領した証憑をアップロードして経理に提出できます。
従業員が『証憑収集オプション』スマホアプリにログインするまでの手順を説明します。

事前設定

以下の機能を使用する場合は、［運用設定］メニューの［受領請求書］ページで設定を変更します。

• 証憑種類権限
  拠点ごとに証憑種類を用意している場合など、従業員が証憑のアップロード先（証憑種類）に迷わないように、従業員ごとにアップロードできる証憑種類を設定できます。設定する場合は、「使用する」を選択します。
• 証憑承認
  拠点の従業員が証憑収集アプリで証憑をアップロードして経理に提出する際に、証憑を承認／否認する場合は、「使用する」を選択します。

必要な設定（経理担当者）

従業員が『証憑収集オプション』スマホアプリを使用するためにはＯＢＣｉＤが必要です。
ＯＢＣｉＤを作成して、証憑承認のワークフローや証憑種類権限を設定し、従業員に利用開始のメールを通知します。

1. 『証憑収集オプション』スマホアプリを使用する従業員を利用者として登録する

従業員が利用者として登録されていない場合は、利用者として登録します。
『管理ポータル』のヘルプのこちらの手順で、［権限］ページで『証憑収集 for 勘定奉行クラウド（スマホアプリ）』の利用サービス権限・メニュー権限を許可して、登録します。

2. 申請から承認までのワークフローを作成する（証憑承認が「使用する」の場合）

どの従業員（または部署など）の申請を、誰が承認するのかを設定します。

メインメニュー右上の（セキュリティ）の［証憑ワークフロー］メニューで設定します。
詳細は、『管理ポータル』のヘルプ「ワークフロー」をご参照ください。

3. 証憑種類とワークフローを関連付ける（証憑承認が「使用する」の場合）

［証憑種類］メニューで、証憑種類とワークフローを関連付けます。
詳細は、こちらをご参照ください。

4. 各従業員が利用する証憑種類を設定する（証憑種類権限が「使用する」の場合）

拠点ごとに証憑種類を用意している場合など、従業員が証憑のアップロード先（証憑種類）に迷わないように、従業員ごとにアップロードできる証憑種類を設定します。

［証憑種類］メニューの「証憑収集アプリの利用者に証憑種類権限を設定する」をクリックするか、［証憑種類権限］メニューで設定します。
詳細は、こちらをご参照ください。

5. 従業員向けのマニュアルを準備する

証憑収集アプリは従業員が直感的に操作できますが、社内の申請ルールや注意事項なども含めた従業員向けのマニュアルを用意して従業員に公開しておくと、日々の証憑収集がよりスムーズです。

従業員向けのマニュアルのテンプレートをご用意していますので、こちらからダウンロードしてご利用ください。

6. 従業員に利用開始をメールで通知する

1. メインメニュー右上の（セキュリティ）から［利用者］メニューを選択します。
2. ［利用開始通知］ボタンをクリックして、従業員に利用開始をメールで通知します。
   
   以降の手順は、『管理ポータル』のヘルプのこちらの 2. からご参照ください。
3. 従業員にダウンロードＵＲＬが通知されるので、ログインして『証憑収集オプション』スマホアプリをスマートフォンにインストールします。

操作手順（従業員）

経理担当者の設定が完了すると、従業員に『証憑収集オプション』スマホアプリのダウンロードＵＲＬが通知されます。
ログインして『証憑収集オプション』スマホアプリをスマートフォンにインストールします。

1. ダウンロードＵＲＬをクリックします。
   
2. メールに記載されている「ＯＢＣｉＤ」と「パスワード」を入力します。
   
3. 『App Store』または『Google Play』からスマートフォンにアプリをインストールします。
   

インストールが完了すると、従業員のスマートフォンから証憑をアップロードできるようになります。