1. 新入社員を登録する
『奉行クラウド』または『奉行Smart/奉行11』と連携する場合
『奉行クラウド』または『奉行Smart/奉行11』に登録されている新入社員を当サービスの利用者として登録します。『奉行クラウド』または『奉行Smart/奉行11』で操作します。
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『HR DX Suite モデル1』をご利用の場合
［社員情報］メニューで社員を登録した際に自動的に利用者（申告書提出者）が登録されているので、操作は必要ありません。参考 「年調事務担当者」や「年調事務管理者」の場合は、［年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで利用者種類を変更してください。 - 『給与奉行クラウド』をご利用の場合
連携方法が「［年末調整申告書クラウド利用者保守］メニューで利用者連携する」の場合は、こちらをご参照ください。
上記以外の場合は、［年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで利用者種類を選択して登録します。 - 『法定調書奉行クラウド』をご利用の場合
連携方法が「［年末調整申告書クラウド利用者保守］メニューで利用者連携する」の場合は、こちらをご参照ください。
上記以外の場合は、［年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで利用者種類を選択して登録します。 -
『HR DX Suite モデル2』をご利用の場合
［社員情報］メニューで社員を登録した際に自動的に利用者（申告書提出者）が登録されているので、操作は必要ありません。参考 「年調事務担当者」や「年調事務管理者」の場合は、［年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで利用者種類を変更してください。 - 『奉行Smart/奉行11』をご利用の場合は、［年末調整 - 年末調整申告書クラウド連携 - 年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで「利用者情報の初期設定」を選択して登録します。
詳細は、『奉行Smart/奉行11』のヘルプをご確認ください。
| 参考 | 『奉行Edge マイナンバークラウド』をご利用の場合は、当サービスの利用者情報を登録すると、『奉行Edge マイナンバークラウド』の利用者としても登録されます。 利用者の個人番号や扶養家族の個人番号をあらたに収集・保管する場合は、上記の操作の後に、『奉行Edge マイナンバークラウド』で提出依頼通知や個人番号代理入力などが必要です。 |
当サービスを単体でご利用の場合
［利用者情報登録］メニューの画面上で 1 人ずつ登録するか、既定の形式（カンマ区切り）で作成した利用者情報のファイルを受け入れて登録します。
利用者を 1 人ずつ登録する
詳細は、こちらをご参照ください。
複数の利用者をまとめて登録する
詳細は、こちらをご参照ください。
2. 既存社員の情報を更新する
『奉行クラウド』または『奉行Smart/奉行11』と連携する場合
当サービスの利用者として登録した社員の扶養家族が変動した場合や、氏名や住所、メールアドレスに変更があった場合に、当サービスの利用者情報を更新します。『奉行クラウド』または『奉行Smart/奉行11』で操作します。
- 『HR DX Suite モデル1』『給与奉行クラウド』をご利用の場合
連携方法が「［年末調整申告書クラウド利用者保守］メニューで利用者連携する」の場合は、こちらをご参照ください。
上記以外の場合は、自動的に利用者情報が更新されているので操作は必要ありません。 - 『法定調書奉行クラウド』をご利用の場合
連携方法が「［年末調整申告書クラウド利用者保守］メニューで利用者連携する」の場合は、こちらをご参照ください。
上記以外の場合は、自動的に利用者情報が更新されているので操作は必要ありません。 - 『HR DX Suite モデル2』をご利用の場合
連携方法が「［年末調整申告書クラウド利用者保守］メニューで利用者連携する」の場合は、こちらをご参照ください。
上記以外の場合は、自動的に利用者情報が更新されているので操作は必要ありません。 - 『奉行Smart/奉行11』をご利用の場合は、［年末調整 - 年末調整申告書クラウド連携 - 年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで「利用者情報の更新」を選択して登録します。
詳細は、『奉行Smart/奉行11』のヘルプをご確認ください。
当サービスを単体でご利用の場合
［利用者情報登録］メニューの画面上で 1 人ずつ登録するか、既定の形式（カンマ区切り）で作成した利用者情報のファイルを受け入れて登録します。
利用者を 1 人ずつ登録する
詳細は、こちらをご参照ください。
複数の利用者をまとめて登録する
詳細は、こちらをご参照ください。
3. 退職社員の利用を停止する
『奉行クラウド』または『奉行Smart/奉行11』と連携する場合
退職社員に誤って提出依頼通知などを送らないように、当サービスの利用を停止します。
『奉行クラウド』または『奉行Smart/奉行11』で操作します。
- 『HR DX Suite モデル1』『給与奉行クラウド』をご利用の場合
連携方法が「［年末調整申告書クラウド利用者保守］メニューで利用者連携する」の場合は、こちらをご参照ください。
上記以外の場合は、［年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで有効・無効を「無効」に設定してください。 - 『法定調書奉行クラウド』をご利用の場合
連携方法が「［年末調整申告書クラウド利用者保守］メニューで利用者連携する」の場合はこちらをご参照ください。
上記以外の場合は、［年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで有効・無効を「無効」に設定してください。 - 『HR DX Suite モデル2』をご利用の場合
連携方法が「［年末調整申告書クラウド利用者保守］メニューで利用者連携する」の場合は、こちらをご参照ください。
上記以外の場合は、［年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで有効・無効を「無効」に設定してください。 - 『奉行Smart/奉行11』をご利用の場合は、［年末調整 - 年末調整申告書クラウド連携 - 年末調整申告書クラウド利用者設定］メニューで「利用者情報の利用停止」を選択して登録します。
詳細は、『奉行Smart/奉行11』のヘルプをご確認ください。
当サービスを単体でご利用の場合
［利用者情報登録］メニューの「有効・無効」で、「無効」に変更します。［利用者情報登録］メニューの画面上で 1 人ずつ登録するか、既定の形式（カンマ区切り）で作成した利用者情報のファイルを受け入れて登録します。
利用者を 1 人ずつ登録する
詳細は、こちらをご参照ください。
複数の利用者をまとめて登録する
詳細は、こちらをご参照ください。
4. パスワード設定状況を確認する
今年の年末調整をはじめる前に、パスワードの設定方法を確認します。
| 参考 | 昨年の年末調整時に従業員自身でパスワードを変更していたり、昨年管理者が設定したパスワードを今年もそのまま使用する場合などは、従業員からの「パスワード忘れ」による問い合わせが増えることが予想されます。 あらかじめ自社にあった設定方法を再確認し、必要に応じて見直しを行ってください。 |
パスワードリマインダーを設定する
従業員にパスワードを再設定させる場合に設定します。設定すると、パスワードを忘れた場合に、ログイン画面の「パスワードをお忘れですか？」より、従業員自身でパスワードを変更できます。詳細は、こちらをご参照ください。
現在のパスワード設定を確認する
パスワードを自動生成するかを設定します。詳細は、こちらをご参照ください。
5. 従業員への事前周知の準備をする
従業員向けマニュアルを用意します。詳細は、こちらをご参照ください。
また、編集したマニュアルは従業員のログイン画面に表示できます。詳細は、こちらをご参照ください。
6. メールアドレスが未登録の従業員のメールアドレスを収集・登録する
『奉行クラウド』または『奉行Smart/奉行11』に登録済のメールアドレスを連携する
詳細は、こちらをご参照ください。
当サービスのメールアドレス収集機能を使ってメールアドレスを収集する
詳細は、こちらをご参照ください。
7. 新たに登録された利用者のメール受信確認をする
［メール受信確認］メニューで、今年はじめて当サービスで年末調整を行う従業員や、昨年と送信先のメールアドレスが変わった従業員に事前に受信確認のメールを送ります。詳細は、こちらをご参照ください。
| 注意 |
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8. 今年度の収入見込額のデータを受け入れる
従業員に収入の見積額を入力させたくない場合は、［収入金額受入］メニューで、あらかじめ管理者が試算した収入見込額データを当サービスに受け入れます。
詳細は、こちらをご参照ください。
9. 生命保険や地震保険、団体保険のデータを受け入れる
［団体保険料受入］メニューで、月払団体扱生命保険データ集配信サービスをご利用の場合や、団体損害保険に加入している場合は、提供されたデータを受け入れます。
10. 従業員が昨年提出した保険料控除証明書を受け入れる
［導入時前年保険料受入］メニューで、中途社員など、今年はじめて当サービスで年末調整を行う従業員に対して、従業員が加入している保険の前年の保険料データを受け入れます。受け入れると、従業員が保険料控除申告書を入力する画面に前年の保険料データが表示されるため、従業員が入力する手間を省きます。