概要
当サービスを利用した支払管理の流れを説明します。
経理が証憑（請求書・領収書）を受領方法に応じてスムーズに収集し、証憑をもとに精算伝票を作成して、支払予定の確認や、支払消込・銀行振込ができます。また、購入債務仕訳・支払仕訳を作成して『勘定奉行クラウド』で起票、または『勘定奉行11/10』で受け入れできる仕訳伝票ファイルを作成できます。
デジタルインボイス（Peppol）を受領する場合
経理が精算先からデジタルインボイスを受信することで、スムーズに証憑を収集できます。
PDF・画像・紙の証憑を受領する場合
拠点の従業員のパソコン・スマートフォンで証憑収集アプリを使って、証憑を解析し、自動読み取りされた情報をもとにアップロードすることで、経理がスムーズに証憑を収集できます。
必要な設定
マスターの登録・各種設定をする（経理担当者）
ダッシュボード「導入状況」カードの「導入状況の確認」をクリックして、マスターの登録・各種設定をします。
| 参考 |
精算先からデジタルインボイスを受信する準備をする（経理担当者）
Peppol連携のお申込みをして、精算先からデジタルインボイスを受信できるようにします。
［債務管理規程］メニューで、［消費税］ページのインボイス登録番号を入力し、［デジタルインボイス］ページのPeppol連携で「する」を選択してから、「お申込みはこちら」をクリックして表示される画面より申し込みます。
従業員から証憑を収集する準備をする（経理担当者・従業員）
従業員を利用者として登録し、拠点の従業員が証憑収集アプリで証憑をアップロードして経理に提出できるようにします。
詳細は、以下をご参照ください。
・Webアプリの場合は、こちら
・PCアプリの場合は、こちら
・スマホアプリの場合は、こちら
精算処理の流れ
1. 証憑をアップロードする（従業員）
証憑収集アプリで証憑をアップロードします。
証憑から自動的に読み取られた日付・金額・取引先などの証憑項目を確認・修正して、アップロードします。
詳細は、以下をご参照ください。
・Webアプリの場合は、こちら（従業員向けマニュアルのテンプレート）
・PCアプリの場合は、こちら
・スマホアプリの場合は、こちら
2.アップロードされた証憑を承認／否認する（経理担当者・従業員）
当サービスまたは証憑収集アプリで証憑を承認／否認します。
アップロードされた証憑が見切れていたり、不明瞭で文字が読めない場合は、証憑を否認して、従業員に再度アップロードしてもらうこともできます。
詳細は、以下をご参照ください。
- 経理担当者が当サービスのダッシュボード「未承認状況」カードで承認／否認する場合は、こちら
- 従業員が証憑収集アプリで承認／否認する場合
3. 証憑をもとに精算伝票を登録する（経理担当者）
ダッシュボード「精算状況」カードに、受信したデジタルインボイス・アップロードされた証憑の件数が表示されます。
件数をクリックして、証憑を見ながら精算伝票を登録します。
詳細は、こちらをご参照ください。
| 参考 |
精算伝票の承認機能を使用すると、入力ミスや不正な伝票の登録を防げます。 |
精算伝票の伝票区分について
精算伝票では、用途に応じた伝票区分を選択します。選択した伝票区分によって、精算伝票を登録後の手順が変わります。
精算伝票には［精算先］メニューで設定した伝票区分が初期表示されます。
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債務を計上せずに支払う場合（伝票区分：「即時支払」）
精算伝票を登録すると、債務データは作成されず、支払データが作成されます。
支払データをもとに支払うために、「7. 銀行振込で支払う（経理担当者）」の手順に進みます。 -
債務を計上してから支払う場合（伝票区分：「未払取引」）
精算伝票を登録すると、債務データが作成されます。
債務データをもとに債務を計上するために、「4. 購入債務仕訳を作成する（経理担当者）」の手順に進みます。 -
計上済みの債務の支払予定と証憑を突合してから支払う場合（伝票区分：「買掛取引」）債務奉行蔵奉行
『債務奉行クラウド』または『蔵奉行クラウド』で債務伝票を登録済みの場合は、伝票区分を「買掛取引」にして精算伝票を登録します。
精算伝票を登録しても、債務伝票・支払伝票は作成されません。
消込時は、支払予定（未支払の債務）と金額が一致する証憑（伝票区分が「買掛取引」の精算伝票）を自動で突合できます。
消込の前に支払予定を確認するために、「5. 支払予定を確認する（経理担当者）」の手順に進みます。
4. 購入債務仕訳を作成する（経理担当者）
債務データを集計して、購入債務仕訳を作成します。
ダッシュボード「本日までの仕訳未作成」カードに、未作成の購入債務仕訳の件数が表示されます。
件数をクリックして、購入債務仕訳を『勘定奉行クラウド』で起票、または、『勘定奉行11/10』で受け入れできる仕訳伝票ファイルを作成します。
詳細は、こちらをご参照ください。
支払処理の流れ
5. 支払予定を確認する（経理担当者）
［支払予定表］メニューで、債務データを集計して、支払予定（未支払の債務）を確認します。
6. 支払消込をする（経理担当者）
［支払消込］メニューで、債務データを集計して、支払予定（未支払の債務）を消込します。
消込することで支払データを作成します。
『債務奉行クラウド』または『蔵奉行クラウド』をご利用の場合
伝票区分が「買掛取引」の精算伝票は、支払予定と自動で突合できます。
詳細は、こちらをご参照ください。
7. 銀行振込で支払う（経理担当者）
［銀行振込］メニューで、銀行振込の支払データを集計して、FBデータまたは銀行振込依頼書を作成します。
8. 支払仕訳を作成する（経理担当者）
支払データを集計して、支払仕訳を作成します。
ダッシュボード「本日までの仕訳未作成」カードに、未作成の支払仕訳の件数が表示されます。
件数をクリックして、支払仕訳を『勘定奉行クラウド』で起票、または、『勘定奉行11/10』で受け入れできる仕訳伝票ファイルを作成します。
詳細は、こちらをご参照ください。