概要
当サービスを利用した支払管理の流れを説明します。
経理が証憑（請求書・領収書）を受領方法に応じてスムーズに収集し、証憑をもとに精算伝票を作成して、支払予定の確認や、支払消込・銀行振込ができます。また、購入債務仕訳・支払仕訳を作成して『勘定奉行クラウド』で起票、または『勘定奉行Smart/勘定奉行11』で受け入れできる仕訳伝票ファイルを作成できます。
デジタルインボイス（Peppol）を受領する場合
経理が精算先からデジタルインボイスを受信することで、スムーズに証憑を収集できます。
PDF・画像・紙の証憑を受領する場合
- 拠点の従業員のパソコン・スマートフォンで証憑収集アプリを使って、証憑を解析し、自動読み取りされた情報をもとにアップロードすることで、経理がスムーズに証憑を収集できます。
- 当サービスを使用して、フォルダー内にある証憑を自動でアップロードまたは手動でアップロードできます。
- 取引先から「メール」または「専用ページアップロード」で請求書を受付することで、請求書が当サービスに自動でアップロードされます。
必要な設定
マスターの登録・各種設定をする（経理担当者）
ダッシュボード「導入状況」カードの「導入状況の確認」をクリックして、マスターの登録・各種設定をします。
| 参考 |
精算先からデジタルインボイスを受信する準備をする（経理担当者）
デジタルインボイス（Peppol）を受領する場合は、Peppol連携のお申込みをして、精算先からデジタルインボイスを受信できるようにします。
詳細は、こちらの「必要な設定」と「任意の設定」をご参照ください。
証憑を収集する準備をする（経理担当者・従業員）
証憑（請求書・領収書）は、証憑種類ごとに保存します。証憑種類はあらかじめ用意されていますが、当サービスで収集・管理しやすい単位に変更や追加ができます。
［証憑種類］メニューで設定します。アップロードした証憑に入力する項目は、日付・金額・取引先の他に任意の項目を追加できます。詳細は、こちらをご参照ください。
1 つの証憑種類で、複数の証憑のアップロード方法を併用できます。アップロード方法に応じて、以下の設定が必要です。
証憑収集アプリでアップロードする場合（経理担当者・従業員）
従業員を利用者として登録し、拠点の従業員が証憑収集アプリで証憑をアップロードして経理に提出できるようにします。詳細は、以下をご参照ください。
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Webアプリ
インストールが不要でWebブラウザで利用できます。従業員がパソコンまたはスマートフォンから証憑をアップロードできます。
詳細は、こちら参考 証憑のアップロード時に、証憑項目に加えて、部門や購入科目などの精算伝票の明細項目も入力したい場合は、Webアプリを選択します。 - PCアプリ
拠点の従業員のパソコンに『証憑収集オプション』の証憑収集アプリをセットアップすることで、従業員が証憑をアップロードできます。
詳細は、こちら - スマホアプリ
従業員のスマートフォンに『証憑収集オプション』スマホアプリをインストールすることで、従業員が証憑をアップロードできます。
詳細は、こちら
当サービスでアップロードする場合（経理担当者）
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証憑の電子データを収集するフォルダーを作成する（経理担当者）
受領した証憑の電子データを保存するフォルダーを作成します。
当サービスを利用しているパソコンから参照できる場所に作成してください。参考 領収書・請求書など、証憑の種類ごとにフォルダーを分けることをおすすめします。
さらに部門ごとに分けて管理するなどもできます。 - 自動アップロードするフォルダーを指定する（経理担当者）
［証憑種類］メニューで設定します。前述した「証憑の電子データを収集するフォルダーを作成する」で作成したフォルダーを指定します。詳細は、こちらをご参照ください。
取引先に「メールアップロード」または「専用ページアップロード」で、請求書をアップロードしてもらう場合（経理担当者）
「メールアップロード」または「専用ページアップロード」に必要なメールアドレスやURLなどを［証憑収集方法］メニューで設定します。詳細は、こちらをご参照ください。
また、取引先へ請求書の受付方法の追加のご案内も必要です。ご案内からアップロードの流れや案内文のテンプレートファイルについては、こちらをご参照ください。
精算処理の流れ
1. 証憑をアップロードする（経理担当者・従業員）
証憑収集アプリでアップロードする場合（経理担当者・従業員）
- 証憑をアップロードする（従業員）
証憑収集アプリで証憑をアップロードします。証憑から自動的に読み取られた日付・金額・取引先などの証憑項目を確認・修正して、アップロードします。
詳細は、以下をご参照ください。 - アップロードされた証憑を承認／否認する（経理担当者・従業員）
当サービスまたは証憑収集アプリで証憑を承認／否認します。アップロードされた証憑が見切れていたり、不明瞭で文字が読めない場合は、証憑を否認して、従業員に再度アップロードしてもらうこともできます。
詳細は、以下をご参照ください。
当サービスでアップロードする場合（経理担当者・従業員）
あらかじめ用意したフォルダーに証憑の電子データを保存すると、自動で当サービスにアップロードされます。
取引先に「メールアップロード」または「専用ページアップロード」で、請求書をアップロードしてもらう場合（取引先）
取引先が請求書を「メール」または「専用ページアップロード」でアップロードすると、当サービスにアップロードされます。
2. 証憑をもとに精算伝票を登録する（経理担当者）
ダッシュボード「精算状況」カードに、受信したデジタルインボイス・アップロードされた証憑の件数が表示されます。
件数をクリックして、証憑を見ながら精算伝票を登録します。
詳細は、以下をご参照ください。
| 参考 |
精算伝票の伝票区分について
精算伝票では、用途に応じた伝票区分を選択します。選択した伝票区分によって、精算伝票を登録後の手順が変わります。
精算伝票には［精算先］メニューで設定した伝票区分が初期表示されます。
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債務を計上せずに支払う場合（伝票区分：「即時支払」）
精算伝票を登録すると、債務データは作成されず、支払データが作成されます。
支払データをもとに支払うために、「6. 銀行振込で支払う（経理担当者）」の手順に進みます。 -
債務を計上してから支払う場合（伝票区分：「未払取引」）
精算伝票を登録すると、債務データが作成されます。
債務データをもとに債務を計上するために、「3. 購入債務仕訳を作成する（経理担当者）」の手順に進みます。 -
計上済みの債務の支払予定と証憑を突合してから支払う場合（伝票区分：「買掛取引」）債務奉行蔵奉行
『債務奉行クラウド』または『蔵奉行クラウド』で債務伝票を登録済みの場合は、伝票区分を「買掛取引」にして精算伝票を登録します。
精算伝票を登録しても、債務伝票・支払伝票は作成されません。
消込時は、支払予定（未支払の債務）と金額が一致する証憑（伝票区分が「買掛取引」の精算伝票）を自動で突合できます。
消込の前に支払予定を確認するために、「4. 支払予定を確認する（経理担当者）」の手順に進みます。
3. 購入債務仕訳を作成する（経理担当者）
債務データを集計して、購入債務仕訳を作成します。
ダッシュボード「本日までの仕訳未作成」カードに、未作成の購入債務仕訳の件数が表示されます。
件数をクリックして、購入債務仕訳を『勘定奉行クラウド』で起票、または、『勘定奉行Smart/勘定奉行11』で受け入れできる仕訳伝票ファイルを作成します。
詳細は、こちらをご参照ください。
支払処理の流れ
4. 支払予定を確認する（経理担当者）
［支払予定表］メニューで、債務データを集計して、支払予定（未支払の債務）を確認します。
5. 支払消込をする（経理担当者）
［支払消込］メニューで、債務データを集計して、支払予定（未支払の債務）を消込します。
消込することで支払データを作成します。
『債務奉行クラウド』または『蔵奉行クラウド』をご利用の場合
伝票区分が「買掛取引」の精算伝票は、支払予定と自動で突合できます。
詳細は、こちらをご参照ください。
6. 銀行振込で支払う（経理担当者）
［銀行振込］メニューで、銀行振込の支払データを集計して、FBデータまたは銀行振込依頼書を作成します。
7. 支払仕訳を作成する（経理担当者）
支払データを集計して、支払仕訳を作成します。
ダッシュボード「本日までの仕訳未作成」カードに、未作成の支払仕訳の件数が表示されます。
件数をクリックして、支払仕訳を『勘定奉行クラウド』で起票、または、『勘定奉行Smart/勘定奉行11』で受け入れできる仕訳伝票ファイルを作成します。
詳細は、こちらをご参照ください。
| 参考 | 振込後に出金確認をした支払データだけ、支払仕訳を作成できるようにすることも可能です。 詳細は、こちらをご参照ください。 |