概要
当サービスでは、電子帳簿保存法に対応し、請求書や領収書などの書類（証憑）に、日付や金額・取引先などの情報を入力して保管できます。
- 領収書や請求書の証憑は、精算伝票と関連付けて保管できます。
- 見積書・注文書・契約書など、精算伝票に直接関係しない一般書類はそのまま保管できます。
なお、受領した証憑を当サービスにアップロードすると、スキャナ保存か電子取引かが自動判定されます。法的要件を意識せずに運用できます。判定基準は、こちらをご参照ください。
| 参考 | 精算伝票と関連付けて保管することで、支払予定の確認や、支払消込・銀行振込ができます。また、購入債務仕訳・支払仕訳を作成して『勘定奉行クラウド』で起票できます。支払管理の流れは、こちらをご参照ください。 |
運用方法
以下の 2 つの運用方法があります。
- 受領した証憑から、精算伝票を作成する（証憑を精算伝票に関連付ける）
- 受領した証憑をそのまま保管する
運用方法は、管理しやすい単位に分類した証憑（証憑種類）ごとに設定できます（［証憑種類］メニュー）。
受領した証憑から、精算伝票を作成する
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証憑をアップロードします（経理・従業員・取引先）。
アップロード方法については、こちらをご参照ください。参考 精算伝票を作成する証憑は、「領収書」または「請求書」に属する証憑種類を選択し、アップロードする必要があります。これらの証憑種類から、精算伝票を登録できます。 -
アップロードされた証憑を見ながら、［証憑アップロード］メニューで精算伝票を登録します（経理）。
参考 精算伝票を登録すると、支払予定の確認や、支払消込・銀行振込ができます。また、購入債務仕訳・支払仕訳を作成して『勘定奉行クラウド』で起票できます。
精算伝票の登録と支払管理の流れは、こちらをご参照ください。 - ［精算伝票］メニューで精算伝票に関連付けた証憑の確認や、［証憑リスト］メニューでアップロードされた証憑の確認・検索・ダウンロードができます（経理）。
受領した証憑をそのまま保管する
精算伝票に関連付けずに、当サービスで証憑を保管する方法です。
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証憑をアップロードします（経理・従業員）。
アップロード方法については、こちらをご参照ください。参考 精算伝票に関連付けない証憑は、「領収書」または「請求書」以外の証憑種類を選択し、アップロードします。 - アップロードされた証憑の確認・検索・ダウンロードができます（［証憑リスト］メニュー）。
証憑の保管
証憑ファイルの形式（拡張子）、1 ファイルの上限サイズ
こちらをご参照ください。
証憑保管容量
こちらの証憑保管容量をご参照ください。
証憑ファイルのファイル名
当サービスでは、電子帳簿保存法の検索要件に対応するため、以下の方法で証憑ファイルを検索できます。
管理しやすい方法で運用してください。
- ファイル名で管理する方法
証憑ファイル名に「日付・金額・取引先名」を含めます。証憑は、［証憑リスト］メニューから検索できます。 - 証憑項目で管理する方法
証憑の確認時に、証憑項目（証憑に付加する情報）として「日付・金額・取引先名」を入力します。入力した情報をもとに、［証憑リスト］メニューから検索できます。証憑ファイル名は、任意に指定できます。 - 精算伝票に関連付けて管理する方法
証憑を精算伝票に関連付けて管理します。［精算伝票］メニューで精算伝票を検索すると、検索結果から証憑を確認できます。証憑ファイル名は、任意に指定できます。
| 参考 |
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タイムスタンプ
証憑をアップロードすると自動でタイムスタンプが付与されます。
AI-OCRの証憑読み取り
AI-OCRで、請求書や領収書の証憑が解析されます。紙の証憑をPDF化したデータや、スキャン・撮影した電子データが対象です。読み取った情報は証憑項目欄に自動で入力できます。詳細は、こちらをご参照ください。
証憑のアップロード方法
証憑収集アプリでアップロードする（経理担当者・従業員）
拠点の従業員が以下の証憑収集アプリで、証憑をアップロードして経理に提出できます。事前に従業員を利用者として登録する必要があります。
- Webアプリ
インストールが不要で、Webブラウザで利用できます。従業員がパソコンまたはスマートフォンから証憑をアップロードできます。
詳細は、こちら（従業員向けマニュアルのテンプレート）をご参照ください。 - PCアプリ
従業員のパソコンに『証憑収集オプション』の証憑収集アプリをセットアップすると、従業員が証憑をアップロードできます。
詳細は、こちらをご参照ください。 - スマホアプリ
従業員のスマートフォンに『証憑収集オプション』のスマホアプリをインストールすると、従業員が証憑をアップロードできます。
詳細は、こちらをご参照ください。
| 参考 | 証憑のアップロード時に、証憑項目に加えて、部門や購入科目などの精算伝票の明細項目も入力したい場合は、Webアプリを選択します。 |
当サービスでアップロードする（経理担当者）
フォルダー内の証憑を、自動でアップロードできます。事前に受領した証憑を保存するフォルダーを作成し、［証憑種類］メニューでフォルダーを指定する必要があります。
また、［証憑アップロード］メニューや［精算伝票］メニューで、証憑を都度アップロードすることもできます。
| 参考 |
以下のタイミングで、自動でアップロードが開始されます。
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取引先に「メールアップロード」または「専用ページアップロード」で、請求書をアップロードしてもらう（経理担当者）
取引先に「メールアップロード」または「専用ページアップロード」で請求書をアップロードしてもらうと、当サービスに証憑として取り込まれます。
事前に「メールアップロード」または「専用ページアップロード」に必要なメールアドレスやURLなどを［証憑収集方法］メニューで設定します。
証憑の精算伝票への添付
［証憑アップロード］メニューや［精算伝票］メニューで証憑から精算伝票を作成すると、精算伝票に証憑が添付されます。
1 枚の精算伝票に、1 件の証憑ファイルを添付できます。1 件の証憑ファイルを複数の精算伝票に添付できません。
証憑を精算伝票に添付せず、そのまま当サービスで保管することもできます。
| 参考 |
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証憑の確認・検索・ダウンロード
確認・検索
- 証憑をファイル名、日付、金額、取引先などで検索できます（［証憑リスト］メニュー）。
- 精算伝票に関連付けた証憑を精算伝票の検索結果からも確認できます（［精算伝票］メニュー）。
ダウンロード
アップロードした証憑のダウンロードができます（［証憑リスト］メニュー）。
詳細は、こちらをご参照ください。
削除
精算伝票に関連付けられていない証憑は、削除できます（［証憑リスト］メニュー）。
詳細は、こちらをご参照ください。