発行請求書DX
郵送/FAX代行
概要
FAX代行サービスは、お客様に代わってFAX代行業者が仕入先／得意先へFAXを送信するサービスです。
当サービスから帳票のPDFを「株式会社電算システム」（郵送／FAX代行業者）へ送ると、FAX代行業者の設備を利用して、仕入先／得意先へ即時にFAXを送信できます。
- FAX代行業者へは、仕入先へはダッシュボード「帳票配信状況」カードから、得意先へはダッシュボード「納品書配信状況」カードから、［帳票配信］画面で配信します。
あわせて、指定した日時に送信するスケジュール配信にも対応しています。 - 注文書、納品書はそれぞれのメニューからもFAX代行業者へ送信できます。
送信履歴は、仕入先へはダッシュボード「帳票配信状況」カードから、得意先へはダッシュボード「納品書配信状況」カードから、［帳票配信］画面で確認できます。
ここでは、FAX代行サービスを利用するために必要な設定や操作手順を説明します。
| 参考 |
FAX送付内容
配信できる帳票
帳票配信で配信するPDFをFAXで送信できます。
帳票をFAXで送信する際に、先頭ページにFAX送付状を添付して送信できます。
FAX送付状イメージ
FAX送付状の記載内容
仕入先に配信する帳票（注文書・支払明細書・任意ファイル）
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 送信先（左上） | |
| 会社名 1 | ［仕入先］メニューの仕入先名 |
| 会社名 2 | ［仕入先］メニューの事業所名 |
| 部門名 | ［仕入先］メニューの【ご担当】部署 |
| 担当者名 |
［仕入先］メニューの【ご担当】担当者名／ 注文書のメニューからFAX送信する場合は、伝票の仕入先担当者 |
| ＴＥＬ | ［仕入先］メニューの電話番号 |
| ＦＡＸ | ［仕入先］メニューのＦＡＸ番号 |
|
送信元（右上） 以下が初期値として表示されます。必要に応じて変更できます。 | |
| 会社名 | ［法人情報］メニューの法人名 |
| 部門名 | 注文書のメニューからFAX送信する場合は、伝票の部門名 |
| 担当者名 | 注文書のメニューからFAX送信する場合は、伝票の担当者名 |
| 電話番号 | ［法人情報］メニューの電話番号 |
| FAX番号 | ［法人情報］メニューのＦＡＸ番号 |
|
件名、本文（中） 以下が初期値として表示されます。必要に応じて変更できます。 | |
| 件名 | 書類送付のご案内 |
| 本文 | 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の通り、書類を送付させていただきますので、よろしくお願い申し上げます。 敬具 |
| 帳票種類（下） | |
| 帳票種類 | 帳票種類。添付ファイルの場合は、「■別途資料」と表示 |
| 部数 | 帳票の部数 |
得意先に配信する帳票（納品書）
メインメニューで「債権奉行」を選択後の以下のメニューの情報が印字されます。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 送信先（左上） | |
| 会社名 1 | ［得意先］メニューの得意先名 |
| 会社名 2 | ［得意先］メニューの事業所名 |
| 部門名 | ［得意先］メニューの【ご担当】部署 |
| 担当者名 |
［得意先］メニューの【ご担当】担当者名／ 納品書のメニューからFAX送信する場合は、伝票の得意先担当者 |
| ＴＥＬ | ［得意先］メニューの電話番号 |
| ＦＡＸ | ［得意先］メニューのＦＡＸ番号 |
|
送信元（右上） 以下が初期値として表示されます。必要に応じて変更できます。 | |
| 会社名 | ［法人情報］メニューの法人名 |
| 部門名 | 納品書のメニューからFAX送信する場合は、伝票の部門名 |
| 担当者名 | 納品書のメニューからFAX送信する場合は、伝票の担当者名 |
| 電話番号 | ［法人情報］メニューの電話番号 |
| FAX番号 | ［法人情報］メニューのＦＡＸ番号 |
|
件名、本文（中） 以下が初期値として表示されます。必要に応じて変更できます。 | |
| 件名 | 書類送付のご案内 |
| 本文 | 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の通り、書類を送付させていただきますので、よろしくお願い申し上げます。 敬具 |
| 帳票種類（下） | |
| 帳票種類 | 帳票種類。添付ファイルの場合は、「■別途資料」と表示 |
| 部数 | 帳票の部数 |
FAX送付状の入力イメージ
［帳票配信］画面でFAX送信する場合
FAX送付状は、帳票のPDFを発行（準備）する際に入力して添付します。
| 参考 |
|
注文書や納品書のメニューからFAX送信する場合
FAX送付状は、注文書や納品書をそれぞれのメニューからFAX送信する際に入力して添付します。
| 参考 | FAX送付状のレイアウトは変更できません。 |
必要な設定
仕入先ごとにFAX代行を使用するかやFAX番号などを設定する（仕入先に配信する場合）
- ［取引先管理 ‐ 仕入先 ‐ 仕入先］メニューを選択します。
-
［基本］ページで、仕入先名や電話番号、FAX番号など、［ご担当］ページで部署、担当者名などを入力します。
注意 ここで入力した情報が、FAX送信時やFAX送付状に使用されるため、正確に入力してください。 - ［配信］ページの送付方法で「4：FAX送信」を選択します。
- ［F12：登録］を押します。
得意先ごとにFAX代行を使用するかやFAX番号などを設定する（得意先に配信する場合）
- メインメニューで「債権奉行」を選択し、［取引先管理 ‐ 得意先 ‐ 得意先］メニューを選択します。
-
［基本］ページで、得意先名や電話番号、FAX番号など、［ご担当］ページで部署、担当者名などを入力します。
注意 ここで入力した情報が、FAX送信時やFAX送付状に使用されるため、正確に入力してください。 - ［配信］ページの送付方法で「4：FAX送信」を選択します。
- ［F12：登録］を押します。
任意の設定
帳票のPDFを送るスケジュールを設定する（配信設定）
設定した日時にFAX代行業者に帳票のPDFを送る場合は、配信日時を設定します。
任意のタイミングで送る場合は、設定する必要はありません。
仕入先に配信する場合
詳細は、こちらをご参照ください。
得意先に配信する場合
メインメニューで「債権奉行」を選択してから設定します。詳細は、こちらをご参照ください。
操作手順（［帳票配信］画面でFAX送信する場合）
1. 帳票のPDFを準備する
詳細は、こちらをご参照ください。
| 参考 |
2. 帳票のPDFをFAX代行業者に送る（FAX送信依頼）
| 注意 | 帳票のPDFを送ってからキャンセルすることはできません。 帳票のPDFを送る前に内容を確認する場合は、こちらをご参照ください。 |
手動で送る場合
仕入先へはダッシュボード「帳票配信状況」カードから、得意先へはダッシュボード「納品書配信状況」カードから、［帳票配信］画面で配信します。
詳細は、こちらをご参照ください。
| 参考 | FAX送付状は、帳票のPDFを発行（準備）する際に添付したものが送信されます。［帳票配信］画面で処理区分を「配信設定の変更」にすると、FAX送付状を変更できます。 |
スケジュールを設定して送る場合
設定した日時に自動で送信されます。
| 参考 | FAX送付状は、帳票のPDFを発行（準備）する際に添付したものが送信されます。 |
以上で、当サービスでの作業は完了です。
送信依頼された内容をもとに、FAX代行業者がFAXを送信します。
| 参考 | 帳票のFAX送信状況を確認する場合は、こちらをご参照ください。 |
操作手順（注文書、納品書のメニューからFAX送信する場合）
注文書、納品書をそれぞれのメニューからFAX代行業者へ送信します。
対象の注文書または納品書を表示し、画面左上の奉行クイックコマンドの（FAX送信条件設定）からFAX送信します。
詳細は、こちらをご参照ください。
| 参考 | FAX送信状況や送信履歴は、仕入先へはダッシュボード「帳票配信状況」カードから、得意先へはダッシュボード「納品書配信状況」カードから、［帳票配信］画面で確認できます。 詳細は、こちらをご参照ください。 |