書類を配付して同意を求める

労務管理電子化

概要

以下の手続きで、必要な情報を提出してもらう際に秘密保持誓約書やその他の書類を配付し、従業員に署名および同意を求める手順を説明します。署名および同意を必要としない書類の配付もできます。

• ［入社］メニュー
• ［退職］メニュー
• ［正社員登用］メニュー

必要な設定

手続きを開始する前に、以下のメニューで配付する文書について設定します。

• ［入社提出項目設定］メニュー
• ［退職提出項目設定］メニュー
• ［正社員登用提出項目設定］メニュー

1. ［労務手続 ‐ 手続設定 ‐ 提出項目設定 - 入社提出項目設定］メニューを選択します。
2. 配付文書のレイアウトや、署名欄を表示するかなどを設定します。
   
   
   1. コードを入力します。
      

      参考	［退職提出項目設定］メニューと［正社員登用提出項目設定］メニューは、この欄は表示されません。

   2. 情報種類から「配付文書」を選択します。
   3. 表示区分に「1：表示する」を選択します。
   4. 以下を設定します。
      • 配付文書レイアウト
        配付する文書のレイアウトを選択します。
        

        参考	入社誓約書・個人情報収集同意書・秘密保持誓約書は、あらかじめテンプレート（奉行モデル様式）が用意されています。レイアウトを追加・編集する場合は、「レイアウトを追加・編集する」をクリックします。 詳細は、こちらをご参照ください。

      • 配付文書名
        社員に確認してもらう際のカードタイトルを入力します。20文字まで入力できます。
        
      • 署名欄
        社員から署名および同意をもらう文書の場合は「1：表示する」を選択します。
      • 配付済文書保存先
        配付した文書の保存先を選択します。署名欄に「1：表示する」を選択した場合は、必ず配付した文書の保存先の選択が必要です。
        選択した保存先に応じて、［社員情報］メニューの以下の箇所に配付文書（PDF）が保存されます。
        
        • 特記事項
          ［基本］ページの【特記事項情報】
        • 履歴書等ファイル
          ［採用］ページの【履歴書等ファイル情報】
        • 確認書類等
          ［F9：確認書類］の［社員情報 - 確認書類等］画面の【確認書類等情報】
        • 基本-退職関連添付ファイル（［退職提出項目設定］メニューだけ）
          ［F2：退職情報］の［社員情報 - 退職情報］画面
3. ［F12：登録］を押します。

操作手順

1. 書類の配付

1. 入社手続の「やること」の一覧から「入社手続に必要な情報の提出依頼」をクリックします。
   
2. 必要に応じて件名や本文を修正し、［送信］ボタンをクリックします。
   

2. 配付文書への署名および同意（従業員）

1. 通知されたURLをクリックし、ＯＢＣｉＤとパスワードでログインします。
   
   

   参考	ログイン時のＯＢＣｉＤとパスワードが記載されるのは、入社手続の場合だけです。 退職手続と正社員登用手続の場合は記載されません。

2. 配付文書を確認します。
   問題なければ、署名欄に氏名を入力し、［同意して次へ］ボタンをクリックします。
   
3. 画面にしたがって入力を進めて提出します。

3. 同意された文書の確認

1. ダッシュボード「手続」カードの「未確認」の件数が表示されたボタンをクリックします。
   
2. 「未確認手続」から入社の手続きを選択し、同意状況を確認します。また、配付文書名をクリックすると、タイムスタンプが押された配付文書（PDF）が確認できます。
   
   

   参考	［提出内容確認］画面で［確認完了］ボタンをクリックすると、［入社提出項目設定］メニューで選択した配付済文書保存先にも配付文書（PDF）が登録されます。 入社予定者を選択して入社手続を開始した場合は、はじめに［入社予定者］メニューに登録され、「手続対象者の入社確定」を行うと［社員情報］メニューに登録されます。 退職手続の場合は、「提出された内容を社員情報に更新」を行うと［社員情報］メニューに登録されます。 正社員登用手続の場合は、はじめに「登用日までに設定しておく情報の入力」の画面に反映され、「正社員登用情報を社員情報に反映」を行うと［社員情報］メニューに登録されます。