証憑収集
概要
拠点の従業員のパソコンに『証憑収集オプション』のPCアプリをセットアップすることで、拠点の従業員が受領した証憑をアップロードして経理に提出できます。
従業員がPCアプリにログインするまでの手順を説明します。
| 参考 |
あらかじめ、［運用設定］メニューの［証憑収集アプリ］ページで以下の設定をしておいてください。
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必要な設定（経理担当者）
従業員がPCアプリを使用するためにはＯＢＣｉＤが必要です。
ＯＢＣｉＤを作成して、証憑承認のワークフローや証憑種類権限を設定し、従業員に利用開始のメールを通知します。
1. PCアプリを使用する従業員を利用者として登録する
従業員が利用者として登録されていない場合は、利用者として登録します。
『管理ポータル』のヘルプのこちらの手順で、［権限］ページで「証憑収集」の利用サービス権限・メニュー権限を許可して、登録します。
| 参考 |
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2. 申請から承認までのワークフローを作成する（証憑承認が「使用する」の場合）
［証憑ワークフロー］メニューで、どの従業員（または部署など）の申請を、誰が承認するのかを設定します。
詳細は、『管理ポータル』のヘルプのこちらをご参照ください。
3. 証憑種類とワークフローを関連付ける（証憑承認が「使用する」の場合）
［証憑種類］メニューで、証憑種類とワークフローを関連付けます。
詳細は、こちらをご参照ください。
4. 各従業員が利用する証憑種類を設定する（証憑種類権限が「使用する」の場合）
拠点ごとに証憑種類を用意している場合など、従業員が証憑のアップロード先（証憑種類）に迷わないように、従業員ごとにアップロードできる証憑種類を設定します。
［証憑種類］メニューの「証憑収集アプリの利用者に証憑種類権限を設定する」をクリックするか、［証憑種類権限］メニューで設定します。
詳細は、こちらをご参照ください。
5. 従業員向けのマニュアルを準備する
証憑収集アプリは従業員が直感的に操作できますが、社内の申請ルールや注意事項なども含めた従業員向けのマニュアルを用意して従業員に公開しておくと、日々の証憑収集がよりスムーズです。
従業員向けのマニュアルのテンプレートを用意しているので、こちらからダウンロードしてご利用ください。
| 注意 | 6. の作業は、5. までの作業がすべて完了してから行います。 |
6. 従業員に利用開始をメールで通知する
- メインメニュー右上の
（セキュリティ）から［利用者］メニューを選択します。
- ［利用開始通知］ボタンをクリックして、従業員に利用開始をメールで通知します。
以降の手順は、『管理ポータル』のヘルプのこちらの 2. からご参照ください。 - 従業員にダウンロードＵＲＬが通知されるので、ログインしてPCアプリをセットアップします。
操作手順（従業員）
1. PCアプリをセットアップする
経理担当者の設定が完了すると、従業員にPCアプリのダウンロードＵＲＬが通知されます。
ログインしてPCアプリをセットアップします。
- ダウンロードＵＲＬをクリックします。
- メールに記載されている「ＯＢＣｉＤ」と「パスワード」を入力します。
- PCアプリをダウンロードして、セットアップします。
セットアップが完了すると、拠点の従業員がPCアプリを使用できるようになります。
2. PCアプリを起動する
従業員は、以下のいずれかの方法でPCアプリを起動できます。
- デスクトップから起動する
デスクトップにある「証憑収集 for 勘定奉行クラウド」アイコンをダブルクリックします。 - ［スタート］から起動する
［スタート］をクリックして、「証憑収集 for 勘定奉行クラウド」をクリックします。
| 参考 | 従業員が証憑をアップロードする方法は、こちらをご参照ください。 |