『総務人事奉行クラウド』と『奉行Edge 労務管理電子化クラウド』をご利用の場合
概要
[証明書発行依頼]メニューで、依頼された証明書の作成またはファイル指定する手順を説明します。
依頼内容を確認する
- 証明書発行依頼手続の「やること」の一覧から「証明書の作成またはファイル指定」をクリックします。
- [証明書発行依頼手続 - 証明書作成]画面で、依頼内容を確認します。
確認が完了したら、「証明書の作成またはファイル指定する」に進みます。
証明書の作成またはファイル指定する
従業員から依頼された証明書に設定されている証明書種別によって、手順が異なります。
| 参考 | 証明書種別は、[証明書発行依頼項目設定]メニューで証明書ごとに設定できます。 詳細は、こちらの操作手順の「発行する証明書やレイアウトを設定する」をご参照ください。 |
証明書種別が「奉行作成PDF」の場合
- [証明書発行依頼手続 - 証明書作成]画面で、作成対象にチェックを付け、[F2:証明書作成]を押します。
-
条件を設定して[実行]ボタンをクリックします。
参考 上記は、[証明書発行依頼項目設定]メニューで証明書種別に「奉行作成PDF(在職証明書)」を選択し、レイアウトに「奉行モデル様式」を選択している証明書の場合の画面です。それ以外の場合は、以下の画面が表示されますので、現在日付を入力して[実行]ボタンをクリックします。
証明書種別が「就労証明書ファイル」の場合
- [証明書発行依頼手続 - 証明書作成]画面で、証明書種類から就労証明書を選択して、[F9:添付ファイル保存]を押します。
- 保存対象にチェックを付け、[F2:保存]を押します。
-
[参照]ボタンをクリックして保存先のフォルダーを指定し、[OK]ボタンをクリックします。
参考 「社員番号+氏名_添付ファイル名」で保存したい場合は、「ファイル名に社員番号と氏名を付けて保存する」にチェックを付けます。
例 社員番号 100000 山田一郎 のファイル名
「100000山田一郎_添付ファイル名.xlsx」
(添付ファイル名には、従業員が添付したファイルの名称が入ります) - [証明書発行依頼手続 - 証明書作成]画面で、証明書種類から就労証明書を選択して、[F10:就労証明書出力]を押します。
- 作成対象にチェックを付け、[F2:出力]を押します。
- [証明書発行依頼手続 - 証明書作成 - 就労証明書出力 - 出力条件設定]画面で就労実績や出力先フォルダーを設定します。
-
[出力開始]ボタンをクリックします。
参考 標準的な様式の就労証明書(Excel形式)が出力されます。「保育士等としての勤務実績の有無」や「単身赴任期間」などの当サービスで出力できない項目は空欄で出力されるため、手修正が必要です。
就労証明書に出力される項目の詳細は、こちらをご参照ください。 -
従業員から添付された就労証明書ファイルに当サービスで出力した内容を転記します。
参考 従業員から添付された就労証明書が標準的な様式だった場合は、当サービスで出力した就労証明書を配布できます。 - [証明書発行依頼手続 - 証明書作成]画面で、
をクリックします。
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[参照]ボタンをクリックし、従業員へ送付するファイルを指定して[OK]ボタンをクリックします。
参考 以下のように、ファイル名に社員番号を含めることで、自動でファイルを従業員に紐付けることもできます。
例 社員番号 100000 山田一郎 と紐付けたい場合のファイル名
「100000_山田一郎.xls」「100000山田一郎_就労証明書.pdf」など
- [証明書発行依頼手続 - 証明書作成]画面で、添付対象(山田一郎)にチェックを付けます。
- [F2:証明書添付]を押し、読込元フォルダを指定します。
「在職証明書」と「就労証明書」のように、異なる証明書を一度に紐付けることはできません。
読込元フォルダを証明書ごとに分けて作成してください。
証明書種別が「任意添付ファイル」の場合
- [証明書発行依頼手続 - 証明書作成]画面で、
をクリックします。
- [参照]ボタンをクリックして送付するファイルを指定し、[OK]ボタンをクリックします。
| 参考 |
以下のように、ファイル名に社員番号を含めることで、自動でファイルを従業員に紐付けることもできます。
「在職証明書」と「就労証明書」のように、異なる証明書を一度に紐付けることはできません。 |
証明書種別が「書面」の場合
[証明書発行依頼項目設定]メニューで証明書種別に「書面」を選択している場合は、書面で証明書を作成し、郵送などで従業員に渡してください。
書面で証明書を作成した後に当サービス上の作成状況を「作成済」に更新する手順を説明します。
- [証明書発行依頼手続 - 証明書作成]画面で、更新対象にチェックを付け、[F2:作成状況更新]を押します。
- 確認メッセージが表示されるので、[OK]ボタンをクリックします。