ライセンス数が足りないので、退職社員を当サービスから削除したい

回答

個人番号を記載した書類には、保存期間があります。例えば、在籍、退職に関わらず、扶養控除等申告書等の提出を受けた源泉徴収義務者は、その申告書等の提出期限の属する年の翌年 1月10日の翌日から 7 年間、申告書等を保存する必要があります。
退職社員の個人番号であっても、提出書類の再提出などで利用する場合があるため、個人番号も 7 年間保存することをおすすめします。
そのため、退職社員は削除せず、利用停止（無効）に設定することを推奨しています。
ただし、利用停止にした場合でも、ライセンス数（管理人数）には含まれます。
利用停止の手順は、それぞれ以下をご確認ください。
 

• データの削除を希望される場合は、OBCサポートセンターまでお問い合せください。
  問い合わせ先は、ヘルプセンターの「問い合わせ先を知りたい」をご参照ください。
• ライセンスの追加を検討される場合は、以下の弊社ホームページをご参照ください。
  奉行シリーズ 導入のご相談

『奉行クラウド』と連携してご利用の場合

手順の詳細は、ヘルプセンターの「退職社員などの『奉行Edge マイナンバークラウド』の利用を停止する」をご参照ください。

『奉行Smart/奉行11』と連携してご利用の場合

『給与奉行』の［社員情報 ‐ 社員情報登録 ‐ 社員情報登録］メニューで「在籍区分」が「2：退職」に設定され、「退職年月日」が入力されているかを確認のうえ、［社員情報 - 個人番号処理 - マイナンバークラウド利用者設定］メニューの［基本設定］ページで、「利用者情報の利用停止」を選択して登録します。

当サービスを単体でご利用の場合

当サービスの［利用者情報登録］メニューで「有効・無効」を「無効」に変更し、登録します。