概要
当サービスでは、電子帳簿保存法に対応し、証憑ごとに日付や金額・取引先などの情報を入力して保管できます。
- 領収書や請求書などの証憑は、仕訳伝票と関連付けて保管できます。
- 見積書・注文書・契約書など、仕訳伝票の起票に直接関係しない一般書類はそのまま保管できます。
『勘定奉行クラウド』だけをご利用の場合でも運用できますが、さらに『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』や『AI-OCRオプション for 勘定奉行クラウド』をご利用いただくと、より手間なくスムーズに運用できます。
『AI-OCRオプション for 勘定奉行クラウド』の詳細は、こちらをご参照ください。
なお、受領した証憑は当サービスにアップロードすると、スキャナ保存か電子取引か自動判定されるので、法的要件を意識せずに運用できます。
判定基準については、こちらをご参照ください。
運用方法
当サービスへの証憑のアップロード・仕訳伝票への添付・証憑の検索の一連の流れにおいて、以下の運用方法を選択できます。
運用方法は、管理しやすい単位に分類した証憑（証憑種類）ごとに設定できます。例えば、領収書は「証憑を見ながら仕訳伝票を起票する」、見積書は「受領した証憑をそのまま保管する」といった運用です。
証憑を見ながら仕訳伝票を起票する
- 証憑をアップロードして確認しながら、仕訳伝票を起票します（［証憑入力］メニュー）。
- 仕訳伝票に関連付けた証憑の確認（［仕訳帳］メニューなど）や、アップロードした証憑の確認・検索・ダウンロードができます（［証憑リスト］メニュー）。
| 参考 |
仕訳伝票から証憑の添付を解除したい場合や仕訳伝票に複数の証憑ファイルを添付したい場合は、［仕訳伝票入力］メニューを使用します。 修正する仕訳伝票が、ロックされていたり、仕訳伝票承認済みの場合は、［証憑一括添付］メニューを使用します。 |
| 例 | 設定手順も含めた運用例は、こちらをご参照ください。 |
登録済みの仕訳伝票に、証憑をあとからまとめて添付する
- 証憑をアップロードして確認します（［証憑入力］メニュー）。
- 仕訳伝票を起票します（［汎用データ受入］メニューなど）。
- 証憑と仕訳伝票を関連付けます（［証憑一括添付］メニュー）。
- 仕訳伝票に関連付けた証憑の確認（［仕訳帳］メニューなど）や、アップロードした証憑の確認・検索・ダウンロードができます（［証憑リスト］メニュー）。
| 参考 | 1. と2. は順不同です。 |
| 例 | 設定手順も含めた運用例は、こちらをご参照ください。 |
受領した証憑をそのまま保管する
仕訳伝票への関連付けをせず、証憑をそのまま当サービスで保管する方法です。
- 証憑をアップロードして確認します（［証憑入力］メニュー）。
- アップロードした証憑の確認・検索・ダウンロードができます（［証憑リスト］メニュー）。
| 例 | 設定手順も含めた運用例は、こちらをご参照ください。 |
証憑のアップロードに、証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）を使用する証憑収集
『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合は、拠点や営業所にPCアプリをセットアップし、従業員が受領した証憑をアップロードして提出することで証憑を当サービスに収集できます。
また、従業員のスマートフォンにスマホアプリをインストールすることで、スマートフォンから証憑をアップロードし提出することもできます。
アップロード後の『勘定奉行クラウド』側の運用は、前述した「証憑を見ながら仕訳伝票を起票する」「登録済みの仕訳伝票に、証憑をあとからまとめて添付する」「受領した証憑をそのまま保管する」と同様ですが、証憑収集アプリからアップロードされた証憑を『勘定奉行クラウド』側で起票、添付、保管する前に証憑を承認する機能が利用できます。
| 例 |
設定手順も含めた運用例は、こちらをご参照ください。 |
証憑のアップロード
証憑ファイルのファイル形式（拡張子）、1ファイルの上限サイズ
こちらをご参照ください。
証憑保管容量
こちらの証憑保管容量をご参照ください。
アップロード方法
指定したフォルダー内のファイル（証憑）を自動で取り込み（アップロード）しておく方法（自動）か、［証憑入力］メニューで、都度アップロードする（手動）かを選択できます（［証憑種類］メニュー）。
事前に社内で取り決め、証憑種類ごとにフォルダーを用意して、証憑を収集しておきます。
『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合は、証憑のアップロードに、証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）も使用できます。
タイムスタンプ証憑収集
『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合は、証憑をアップロードすると自動でタイムスタンプが付与されます。
証憑を自動でアップロードする運用の場合は、サービス起動時に証憑がアップロードされ、タイムスタンプが付与されます。
証憑ファイルのファイル名
当サービスでは、以下の方法で証憑ファイルを検索できます。お客様の管理しやすい方法を選択できます。
- 証憑ファイル名に「日付・金額・取引先名」を含める方法
［証憑リスト］メニューで証憑を検索できます。 - 証憑に付加する情報（証憑項目）で、「日付・金額・取引先名」を入力する方法
［証憑入力］メニューで証憑の確認時に証憑項目を入力することで、［証憑リスト］メニューで証憑を検索できます。 - 証憑を仕訳伝票に関連付けることで、仕訳伝票で検索する方法
［仕訳帳］メニューなどで仕訳伝票を検索します。検索結果から証憑を確認できます。
| 参考 |
|
証憑の仕訳伝票への添付
証憑は、仕訳明細行ごとではなく、仕訳伝票に添付できます。
1枚の仕訳伝票に、9,999の証憑ファイルを添付できます。また、1つの証憑ファイルを、複数の仕訳伝票に添付できます。
証憑を仕訳伝票に添付せず、そのまま当サービスで保管することもできます。
| 参考 |
経費精算システムなどの外部サービスで管理している証憑の場合は、証憑をアップロードせず、証憑の保存先のパス情報を指定することで仕訳伝票と関連付けできます（［仕訳伝票入力］メニュー）。 |
証憑の確認・検索・ダウンロード
確認・検索
- 証憑をファイル名や日付、金額、取引先などの情報で検索できます（［証憑リスト］メニュー）。
- 仕訳伝票に関連付けた証憑を仕訳伝票の検索結果からも確認できます（［仕訳帳］メニューなど）。
詳細は、こちらをご参照ください。
ダウンロード
アップロードした証憑のダウンロードができます（［証憑リスト］メニュー）。
詳細は、こちらをご参照ください。
削除
仕訳伝票に関連付いていない証憑は、削除できます（［証憑リスト］メニュー）。
詳細は、こちらをご参照ください。
設定手順を含めた運用例
設定手順も含めた運用例を紹介します。運用方法のイメージについては、前述したこちらをご参照ください。
証憑を見ながら仕訳伝票を起票する
領収書を受領した場合を例に説明します。
詳細は、こちらをご参照ください。
登録済みの仕訳伝票に、証憑をあとからまとめて添付する
請求書を受領した場合を例に説明します。
詳細は、こちらをご参照ください。
受領した証憑をそのまま保管する
見積書・注文書・契約書などを受領した場合を例に説明します。
詳細は、こちらをご参照ください。
証憑のアップロードに、証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）を使用する証憑収集
『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合で、証憑のアップロードに、証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）を使用する場合の運用例です。
証憑を見ながら仕訳伝票を起票する
領収書を受領した場合を例に説明します。
詳細は、こちらをご参照ください。
登録済みの仕訳伝票に、証憑をあとからまとめて添付する
請求書を受領した場合を例に説明します。
詳細は、こちらをご参照ください。
受領した証憑をそのまま保管する
見積書・注文書・契約書などを受領した場合を例に説明します。
詳細は、こちらをご参照ください。