証憑収集
概要
見積書・注文書など、仕訳伝票の起票に直接関係しない一般書類を管理する方法を説明します。
拠点の従業員のパソコンに『証憑収集オプション』のPCアプリをセットアップしたり、従業員のスマートフォンにスマホアプリをインストールすることで、従業員から証憑を収集できます。
紙で受領した場合は電子データにして提出し、メールなどで電子データで受領した場合はそのまま提出してもらいます。
以下の場合を例に、見積書・注文書などを受領した後の運用例を紹介します。
| 例 |
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| 参考 |
必要な設定
アップロードした証憑に入力する項目などを設定する（経理担当者）
［証憑種類］メニューで設定します。
アップロードした証憑に入力する項目は、日付や備考など、任意の項目を追加できます。
詳細は、こちらをご参照ください。
拠点の従業員のパソコンにPCアプリをセットアップする（経理担当者・従業員）
詳細は、こちらをご参照ください。
操作手順
1. 証憑をアップロードして提出する（従業員）
PCアプリから証憑をアップロードして提出します。
アップロードの手順は、こちらをご参照ください。
アップロードできるファイル形式は、こちらをご参照ください。
紙で受領した場合
以下のいずれかの方法で電子データにしてからアップロードします。
- スキャナーでスキャンし、PDFファイルとして保存する
- スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、jpgなどの形式の画像ファイルとして保存する
電子データで受領した場合
メールで受領した場合やWebからPDFファイルをダウンロードして受領した場合は、PDFファイルをそのままアップロードします。
2. 当サービスに証憑を保管する前に、証憑を承認する（経理担当者）
従業員が証憑をアップロードすると、ダッシュボードにアップロードされた件数が表示されます。
クリックすると、［証憑承認］メニューが開きます。
当サービスに証憑を保管する前に、従業員がアップロードした証憑が見切れていないか、不明瞭でないかを確認して承認します。
詳細は、こちらをご参照ください。
3. 証憑を確認・検索・ダウンロードする（経理担当者）
提出された証憑は、［証憑リスト］メニューで証憑の解像度（dpi）や階調を確認できます。
また、証憑を日付・金額・取引先で検索したり、ダウンロードできます。
詳細は、こちらをご参照ください。