証憑収集
概要
拠点の従業員のパソコンに『証憑収集オプション』のPCアプリをセットアップしたり、従業員のスマートフォンにスマホアプリをインストールすることで、従業員から請求書を収集できます。
請求書を紙で受領した場合は電子データにして提出し、メールなどで電子データで受領した場合はそのまま提出してもらいます。
以下の場合を例に、請求書を受領した後の運用例を紹介します。
| 例 |
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| 参考 |
必要な設定
アップロードした請求書に入力する項目などを設定する（経理担当者）
［証憑種類］メニューで設定します。
アップロードした請求書に入力する項目は、日付・金額・取引先の他に支払期限日や口座番号など、任意の項目を追加できます。
詳細は、こちらをご参照ください。
拠点の従業員のパソコンにPCアプリをセットアップする（経理担当者・従業員）
詳細は、こちらをご参照ください。
操作手順
1. 仕訳伝票を起票する（経理担当者）
手元に支払予定表のExcelファイルなどがある場合は、［取引ファイル受入］メニューでそのファイルをもとに仕訳伝票を一括で登録します。
詳細は、こちらをご参照ください。
2. 請求書をアップロードして提出する（従業員）
PCアプリから請求書をアップロードして提出します。
アップロードの手順は、こちらをご参照ください。
アップロードできるファイル形式は、こちらをご参照ください。
紙で受領した場合
以下のいずれかの方法で電子データにしてからアップロードします。
- スキャナーでスキャンし、PDFファイルとして保存する
- スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、jpgなどの形式の画像ファイルとして保存する
電子データで受領した場合
メールで受領した場合やWebからPDFファイルをダウンロードして受領した場合は、PDFファイルをそのままアップロードします。
3. 請求書と仕訳伝票を関連付ける前に、証憑を承認する（経理担当者）
従業員が請求書をアップロードすると、ダッシュボードにアップロードされた件数が表示されます。
クリックすると、［証憑承認］メニューが開きます。
請求書と仕訳伝票を関連付ける前に、従業員がアップロードした請求書が見切れていないか、不明瞭でないかを確認して承認します。
詳細は、こちらをご参照ください。
4. 請求書と仕訳伝票を関連付ける（経理担当者）
［証憑一括添付］メニューで、1. で起票した仕訳伝票に請求書をまとめて添付します。
詳細は、こちらをご参照ください。
5. 請求書を確認・検索・ダウンロードする（経理担当者）
提出された請求書は、［証憑リスト］メニューで証憑の解像度（dpi）や階調を確認できます。
また、証憑を日付・金額・取引先で検索したり、ダウンロードできます。
詳細は、こちらをご参照ください。