証憑収集
概要
拠点の従業員のパソコンに『証憑収集オプション』のPCアプリをセットアップしたり、従業員のスマートフォンにスマホアプリをインストールすることで、従業員から領収書を収集できます。
領収書を紙で受領した場合は電子データにして保管し、メールなどで電子データで受領した場合はそのまま提出してもらいます。
以下の場合を例に、領収書を受領した後の運用例を紹介します。
| 例 |
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| 参考 |
必要な設定
アップロードした領収書に入力する項目などを設定する（経理担当者）
［証憑種類］メニューで設定します。
アップロードした領収書に入力する項目は、日付・金額・支払先の他に用途や人数など、任意の項目を追加できます。
詳細は、こちらをご参照ください。
拠点の従業員のパソコンにPCアプリをセットアップする（経理担当者・従業員）
詳細は、こちらをご参照ください。
操作手順
1. 領収書をアップロードして提出する（従業員）
PCアプリから領収書をアップロードして提出します。
アップロードの手順は、こちらをご参照ください。
アップロードできるファイル形式は、こちらをご参照ください。
紙で受領した場合
以下のいずれかの方法で電子データにしてからアップロードします。
- スキャナーでスキャンし、PDFファイルとして保存する
- スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、jpgなどの形式の画像ファイルとして保存する
電子データで受領した場合
メールで受領した場合やWebからPDFファイルをダウンロードして受領した場合は、PDFファイルをそのままアップロードします。
2. 仕訳伝票を起票する前に、証憑を承認する（経理担当者）
従業員が領収書をアップロードすると、ダッシュボードにアップロードされた件数が表示されます。
クリックすると、［証憑承認］メニューが開きます。
仕訳伝票を起票する前に、従業員がアップロードした領収書が見切れていないか、不明瞭でないかを確認して承認します。
詳細は、こちらをご参照ください。
3. 領収書を見ながら仕訳伝票を起票する（経理担当者）
証憑を承認すると、ダッシュボードに起票できる証憑の件数が表示されます。
ダッシュボード「証憑」カードの「未起票」をクリックします。
なお、［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 証憑入力］メニューからも開けます。
領収書のPDFファイルや画像ファイルを見ながら仕訳伝票を起票することで、証憑と仕訳伝票を自動的に紐付けることができます。
詳細は、こちらをご参照ください。
4. 領収書を確認・検索・ダウンロードする（経理担当者）
提出された領収書は、［証憑リスト］メニューで証憑の解像度（dpi）や階調を確認できます。
また、証憑を日付・金額・支払先で検索したり、ダウンロードできます。
詳細は、こちらをご参照ください。