法的要件「スキャナ保存」を満たす当サービスの機能（紙で受領した証憑）（令和 5年12月31日まで） – 奉行クラウドヘルプセンター

概要

当サービスは、電子帳簿保存法の「スキャナ保存の要件」を満たしているため、相手方から受領した領収書・納品書・請求書・契約書などを「紙」ではなく「電子データ（電子証憑）」で保存できます。

「紙」で受領した領収書・請求書は、スキャンした証憑ファイルを仕訳伝票に添付して保存します。
また、注文書・見積書・契約書など、仕訳の起票に直接関係しない一般書類のファイルも保管できます。

参考	「紙」の証憑を破棄できます。令和 4年 1月 1日以後の任意のタイミング（事業年度の途中でも可）から、切り替えることができます。法律・省令・通達の詳細は、国税庁または税務署にお問い合わせください。国税庁のホームページで、詳細を確認できます。

参考	受領した紙の証憑（請求書・領収書）をスキャンして、起票した仕訳に添付して保存する運用例は、こちらをご参照ください。他の法的要件は、「電子帳簿保存法における当サービスの対応」をご参照ください。また、電子帳簿保存法に関する「よくある質問」は、こちらをご参照ください。

証憑のスキャナ保存の要件

当サービスは、以下の法的要件に対応しています。

要件
① 入力期間の制限
② スキャナの基準
③ 読取情報の保存
④ 改ざん防止措置
（1）タイムスタンプの付与
（2）バージョン管理（訂正・削除履歴の確保）
⑤ 入力者等情報の確認
⑥ 電子証憑と帳簿の相互関連性の保持の確保
⑦ 関連書類等の備付け
⑧ 見読可能性の確保
⑨ 検索機能の確保
（1）取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること
（2）日付または金額の範囲指定によって検索できること
（3）二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること
⑩ 証憑データのダウンロード

要件を満たす当サービスの機能

各要件の詳細と、その要件を満たす当サービスの機能をご紹介します。

① 入力期間の制限

要件	当サービスの機能
書類の受領後速やかに、または通常の業務処理期間を経過した後速やかに入力すること	伝票日付とは別に、入力日時（処理日時）も自動的に記録しています。［仕訳帳］メニューや［仕訳伝票履歴］メニューで「処理日時」を指定して伝票を検索でき、画面表示や印刷ができます。

② スキャナの基準　③ 読取情報の保存

要件

当サービスの機能

証憑のスキャニングでは以下の基準を満たすこと
また、スキャニングした際の解像度、階調、書類サイズの情報を保存すること

解像度200dpi以上
カラー画像による読み取り（赤・緑・青256階調約1677万色以上）

以下のメニューで取引に証憑を添付する際に、基準を満たしているかをチェックします。
基準を満たす証憑ファイルだけを登録できます。

［証憑入力］メニューや［仕訳伝票入力］メニューなどでの取引登録時
［証憑一括添付］メニューでの証憑添付時

［証憑検査］メニューでは、基準を満たしていることを一括でチェックできます。
詳細は、こちらをご参照ください。

注意	スキャナ機器でPDF化する際は、200dpi（以上）でスキャニングします。暗号化やパスワードで保護されているPDFファイルは、読取情報の表示ができません。

参考	Word等のワープロソフトに画像を貼り付けてのPDF化は、スキャニングに当てはまりません。スマートフォンで撮影する場合は、388万画素以上で撮影します。証憑（領収書など）ごとに1つのPDFファイルにします。

④ 改ざん防止措置

（1）タイムスタンプの付与

要件

当サービスの機能

一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付与すること
書類の受領後、最長約２ヵ月と概ね７営業日以内にタイムスタンプを付与すること

取引に添付した証憑に、自動でタイムスタンプを付与します。

参考	タイムスタンプは、一般財団法人日本データ通信協会で認定されたセイコータイムスタンプサービス（セイコーソリューションズ株式会社）を採用しています。

（2）バージョン管理

要件

当サービスの機能

データの訂正・削除をした場合にその記録が残るシステムを利用し、入力期間内に入力したことを確認ができること

クラウドにアップロードされた証憑ファイルは、過去バージョンを含めファイルの内容の書き換え（訂正）ができないように保管されます。
取引に添付（関連付け）される前に直接削除された証憑ファイルは、［証憑リスト］メニューで確認できます。
取引に関連付いた証憑ファイルの添付しなおし（差し替え）や添付を解除した履歴は自動的に記録され、［仕訳伝票履歴］メニューで検索や閲覧ができます。
（自動記録情報の訂正や削除はできません。）

参考	改ざん防止措置『証憑収集オプション』をご利用の場合は、「（1）タイムスタンプの付与」の要件で対応します。当サービスだけをご利用の場合は、「（2）バージョン管理」の要件で対応します。

⑤ 入力者等情報の確認

⑥ 電子証憑と帳簿の相互関連性の保持の確保

要件	当サービスの機能
電子証憑と帳簿との間に、相互に関連性を確認できること	取引に添付した電子証憑を呼び出すことで、電子証憑と帳簿の相互関連性を明らかにできます。証憑アイコン（証憑リンク情報）をクリックすることで、スキャナ保存した電子証憑を呼び出して確認ができます。詳細は、こちらをご参照ください。

⑦ 関連書類等の備付け

要件	当サービスの機能
システム関連書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合は、その内容を画面および書面に速やかに出力できることまた、システム関連書類等では、電磁的記録の保存等に関する事務手続きを明らかにすること	画面で内容を確認できるヘルプを用意しています。

参考	事務手続きを明らかにすること内部規定書類「電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」の作成例は、こちらをご参照ください。

⑧ 見読可能性の確保

要件	当サービスの機能
ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けることまた、証憑データを画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること	［証憑リスト］メニューで、依頼内容に応じて画面表示ができます。

参考	「証憑の電子化（スキャン）」については、お使いのシステムの操作説明（ヘルプ等）をご確認ください。以下のスペックを満たしたディスプレイやプリンターをご利用ください。ディスプレイサイズ：14 inch（35cm）以上カラー：RGB256階調相当以上プリンター解像度：200dpi 以上カラー：RGB256階調相当以上

⑨ 検索機能の確保

（1）検索機能における記録項目
要件	当サービスの機能
取引年月日、取引先、取引金額を条件に検索できること	伝票日付・取引先・金額で検索ができます。値がないデータは、伝票日付・取引先は「空欄」を、金額は「0」を条件に検索できます。
（2）範囲を指定しての検索
要件	当サービスの機能
日付または金額を範囲指定して検索できること	伝票日付・金額を範囲指定して検索ができます。
（3）二以上の記録項目の組み合わせ
要件	当サービスの機能
ニ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること	2つ以上の項目を組み合わせて検索ができます。
［証憑リスト］メニューの［条件設定］画面で検索ができます。さらに、画面表示後も「日付」「取引先（支払先）」「金額」列をフィルターで絞り込めます。なお、［証憑種類］メニューで、あらかじめ領収書や請求書などを分類しておくと、証憑ごとに検索項目を設定できます。証憑を選択して［F6：伝票参照］を押すか、「仕訳伝票」列のアイコンをクリックすると仕訳伝票を呼び出せます。

⑩ 証憑データのダウンロード

検索

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