証憑種類

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概要

領収書・請求書・見積書など、当サービスで収集・管理する証憑を拠点や用途で分類するために証憑種類を登録します。

例えば、拠点ごとに証憑種類を分けたり、領収書の中でも旅費交通費や交際費などの科目が異なるなど、用途によって証憑種類を分けておくことで、仕訳伝票の起票や証憑の検索がスムーズになります。

当メニューでは証憑種類ごとに以下を設定します。

• 証憑を仕訳伝票に添付するか
  領収書や請求書は仕訳伝票に添付して保管し、見積書・注文書・契約書などの一般書類は仕訳伝票に添付せずに保管するよう設定できます。
  仕訳伝票に添付する場合は、［証憑入力］メニューで起票する際に初期表示する仕訳伝票を設定できます。
• 証憑の検索キーワードになる項目（証憑項目）
  日付・金額・取引先など、証憑の情報を入力し、検索するための証憑項目を自由に設定できます。
  用途や人数など任意の項目を追加したり、必須入力の項目を設定できます。
  

  参考	『AI-OCR for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合は、証憑項目をOCR対象として指定することで証憑の画像から読み取った情報が自動的に表示されます。 『AI-OCR for 勘定奉行クラウド』の詳細は、こちらをご参照ください。

• 証憑種類権限の設定（『証憑収集 for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合）
  証憑種類ごとに、どの利用者がどの証憑種類に証憑をアップロードできるか設定できます。
  『証憑収集 for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリやスマホアプリに必要な証憑種類だけ表示されるようになるので、証憑種類の選択誤りや証憑種類を探す手間を軽減できます。
• ワークフローとの関連付け（『証憑収集 for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合）
  証憑種類ごとに、ワークフロー（承認経路）を設定できます。
  証憑種類ごとにワークフローを設定するので、「領収書は拠点と経理部で承認する」「請求書は拠点側だけで承認する」といった運用ができます。

以下のメニューでは、証憑種類ごとに仕訳伝票の起票や証憑の登録・検索ができます。

• ［証憑入力］メニュー
• ［証憑一括添付］メニュー
• ［証憑リスト］メニュー
• ［証憑アップロード］メニュー（『証憑収集 for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリをご利用の場合）
  

  注意	初期で用意されている証憑種類「未分類」は、証憑収集アプリに表示されません。 あらかじめ、必要な証憑種類を登録してください。

基本操作

証憑の種類を登録する

詳細は、こちらをご参照ください。

こんなときは

初期で用意されていない証憑項目を追加する

詳細は、こちらをご参照ください。

入力必須の証憑項目を設定する

修正する証憑種類をダブルクリックするか［F9：修正］を押します。
入力を必須とする証憑項目の「必須入力」にチェックを付けます。

証憑の登録画面に証憑項目の補足説明を表示する

修正する証憑種類をダブルクリックするか［F9：修正］を押します。
証憑項目の「項目の説明」に補足説明を入力します。

参考	証憑を登録する画面のインフォメーションにカーソルを合わせると、補足説明が表示されます。

［証憑入力］メニューで起票する際に初期表示する仕訳伝票を設定する

［証憑入力］メニューで初期表示する仕訳伝票を、証憑種類ごとに設定できます。
交通費や書籍購入の領収書のように、貸借それぞれの勘定科目が決まっている場合に仕訳伝票を手入力しておきます。
設定しなかった項目には、証憑項目を関連付けたり、証憑項目をもとに証憑辞書の内容を自動でセットすることもできます。

勘定科目や補助科目を直接指定する場合

指定した勘定科目や補助科目を、起票する仕訳伝票に初期表示します。

証憑項目と仕訳伝票の項目を関連付ける場合

証憑項目に入力された内容を、起票する仕訳伝票に初期表示します。
証憑項目の「仕訳伝票との関連付け」にチェックを付けると、仕訳伝票の項目と関連付けできます。

証憑項目と仕訳伝票を関連付けできるのは、以下の項目です。

証憑項目	仕訳伝票の項目
入力型が「日付」	伝票日付
入力型が「金額」	金額 参考 入力型が「金額」の証憑項目が複数ある場合は、仕訳伝票上の勘定科目ごとに関連付けを設定できます。 関連付ける際に［＠差額］を選択すると、入力した金額と伝票合計金額の差額を自動計算できます。
入力型が「通貨」	外貨入力 取引通貨
入力型が「部門」	部門
入力型が「取引先」	取引先
上記以外	証憑辞書の取引データ項目 （「証憑項目から明細を推定する」にチェックを付けた場合）

証憑項目をもとに証憑辞書の内容を自動でセットする場合

「証憑項目から明細を推定する」にチェックを付けると、証憑項目をもとに［証憑辞書］メニューで登録した仕訳伝票を初期表示します。

画面上の文字列を検索する

をクリック、または［Ctrl］＋［F］キーを押すと、画面上の文字列を検索できます。
［文字検索］画面で探したいテキストを入力すると、入力した文字がハイライトで表示されます。

証憑種類の並び順を変更する

［証憑入力］メニューやダッシュボードなどの画面に表示される証憑種類の並び順を変更できます。
並び順を変更したい証憑種類を選択し、［F2：上へ］・［F3：下へ］を押します。

利用者ごとに入力・参照できる証憑を設定する

［利用者権限］メニューで利用者ごとに入力・参照できる部門を設定している場合、当メニューの「仕訳伝票との関連付け」で「部門」を指定すると［利用者権限］メニューで設定した権限設定が反映されます。

証憑をアップロードする際の証憑種類権限を、利用者ごとに設定する証憑収集

［証憑種類権限］メニューで、拠点や営業所の従業員が証憑のアップロード先（証憑種類）に迷わないように、どの従業員がどの証憑種類を利用できるか設定できます。
『証憑収集 for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリやスマホアプリに必要な証憑種類だけ表示されるので、証憑種類の選択誤りや証憑種類を探す手間を軽減できます。
詳細は、こちらをご参照ください。

従業員からアップロードされた証憑を承認／否認する証憑収集

証憑種類ごとにワークフローを関連付けることで、『証憑収集 for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリやスマホアプリからアップロードされた証憑を、［証憑承認］メニューで承認／否認できます。

• 当サービスで承認／否認する場合は、こちらをご参照ください。
• 証憑収集アプリで承認／否認する場合は、こちらをご参照ください。

従業員から受領した証憑を、当サービス以外のサービスで使用する証憑収集 支払管理電子化債務奉行蔵奉行

当サービスで登録した証憑種類を、当サービス以外でも使用できます。
『証憑収集 for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリやスマホアプリからアップロードした証憑（請求書）を使用するサービスを選択します。

「『奉行Edge 支払管理電子化クラウド』」を選択した場合

『奉行Edge 支払管理電子化クラウド』の［精算処理 - 証憑アップロード］メニューで使用できます。

「上記以外のサービス」を選択した場合

『債務奉行クラウド』『蔵奉行クラウド』の各メニューで使用できます。