概要
複数の利用者で当サービスを利用する場合に、利用者によって入力・参照できる部門を制限したい場合は、[利用者権限]メニューで権限を設定します。
利用者は、権限が付与された部門に対してだけ、仕訳伝票の入力や参照・帳票の確認ができます。
また、[証憑種類]メニューもあわせて設定することで、利用者ごとに入力・参照できる証憑を設定できます。
ここでは、Excelファイルを受け入れて一度に設定する方法を説明します。
利用者や、設定対象の項目(部門など)が多いときにExcelファイルで入力した内容をインポートする方法が便利です。
参考 | 部門の権限が適用されないメニューについては、こちらをご参照ください。 部門の権限が適用されないメニューに対して、利用者ごとに入力・参照できるメニューを設定したい場合は、[管理ポータル]メニューの[メニュー権限]メニューで権限を設定します。 詳細は、こちらをご参照ください。 |
制限の範囲
[利用者権限]メニューで、権限が「〇:許可」に設定された部門だけを入力・参照できます。
初期設定は「ー:未設定」になっているので、初期設定のままではどの部門も入力・参照できません。
入力・参照できる部門を設定した場合に、各メニューでどのように権限が制限されるかを説明します。
例 |
以下の権限を設定した場合 |
仕訳帳・仕訳伝票入力の検索
他の利用者が入力した仕訳伝票のうち、入力・参照権限がどちらも付与されていない部門の明細は確認できません。
仕訳伝票の入力
仕訳伝票入力時は、入力権限が付与されている部門だけが指定できます。
- 小川さんはすべての部門
- 川谷さんは大阪支店と福岡支店
- 山田さんは福岡支店だけ
仕訳伝票の検索
- 小川さん
- すべての仕訳伝票を検索・参照できます。
- 川谷さん
- 入力・参照権限のない本社だけの仕訳伝票は検索できません。
- 参照権限のある部門(大阪支店)が含まれている伝票はすべて検索できます。
- 参照権限のない部門(本社・福岡支店)が含まれている場合は検索できますが、部門の情報と合計金額は「*」で表示されます。
- 入力権限のあるが参照権限がない福岡支店は、自身で新規登録している場合は「*」にならずに確認できます。
- 山田さん
- 入力・参照権限のない本社だけの仕訳伝票は検索できません。
- 参照権限のある部門(大阪支店・福岡支店)が含まれている伝票は、すべて検索できます。
- 参照権限のない部門(本社)が含まれている場合は検索できますが、部門の情報と合計金額は「*」で表示されます。
合計残高試算表などの帳票・元帳
必ず、部門か部門グループを指定して帳票を出力します。
部門 | 参照権限が付与された部門だけを指定できます。 部門コードを範囲指定した場合、参照権限が付与された部門だけが集計されます。 |
---|---|
部門グループ |
部門グループ内に参照権限が付与されていない部門がある場合、その部門グループは指定できません。 川谷さんは大阪支店だけ参照できるため、大阪支店を含む部門グループ(西日本事業部)だけが表示されます。 |
[元帳]メニューでは、自科目の部門に権限が付与されていても、相手科目の部門に権限が付与されていない場合、明細は「*」で表示されます。
川谷さんは相手科目の部門(本社)に権限が付与されていないため、明細は「*」で表示されます。
「全部門の権限を付与する」のチェックが付いていない利用者は、[元帳]メニューに証憑が表示されません。
証憑は[仕訳伝票入力]メニューから確認してください。
証憑の入力・集計・確認
[証憑種類]メニューで、入力型が「部門」の証憑項目を含めることで、[利用者権限]メニューで設定した権限設定が反映されます。
例 | 入力型が「部門」の証憑項目(負担部門)を含めた場合 |
証憑項目「部門」の入力
証憑アップロード時、または[証憑入力]メニューで証憑項目「部門」を入力する際は、入力・参照権限が付与されている部門だけを指定できます。
- 小川さんはすべての部門
- 川谷さんは大阪支店だけ
- 山田さんは福岡支店だけ
証憑の集計
[証憑入力]/[証憑一括添付]/[証憑リスト]メニューでは、参照権限が付与されていない部門に関連付いた証憑は集計されません。
川谷さんは「大阪支店」の参照権限が付与されているため、以下の証憑が集計されます。
- 証憑項目「部門」が「大阪支店」の証憑
- 証憑項目「部門」が未入力の証憑
- 証憑項目「部門」がない証憑種類にアップロードされている証憑
ただし、川谷さんは「本社」と「福岡支店」の参照権限が付与されていないため、証憑項目「部門」が「本社」「福岡支店」の証憑は集計されません。
証憑の確認
[仕訳帳]メニューなど、証憑を確認できるメニューでは、参照権限が付与されている部門に関連付いた証憑だけを参照できます。
川谷さんは「大阪支店」の参照権限が付与されているため、証憑項目「部門」が「大阪支店」の証憑だけが集計されます。
必要な設定
- メインメニュー右上のから[運用設定]メニューを選択します。
-
[権限]ページの部門権限で「使用する」を選択し、[登録]ボタンをクリックします。
- 確認メッセージが表示されるので、[OK]ボタンをクリックします。
操作手順
部門に権限を設定する手順を『勘定奉行クラウド』の部門権限を例に、設定方法を説明します。
Excelファイルへエクスポートする
設定した内容をExcelファイルへエクスポートします。
エクスポートしたファイルを加工し、インポート用ファイルとして利用します。
- メインメニュー右上のから[利用者権限]メニューを選択します。
参考 取引金融機関権限を使用している場合は、[利用者権限 - 部門権限]メニューを選択します。 - 画面左上のをクリックします。
Excelファイルをインポートする
エクスポートしたファイルを編集し、インポートします。
注意 |
必ずで作成したExcelファイルを、インポート用ファイルとして使います。 |
- インポートするExcelファイルを用意します。
- 登録する内容を入力し、Excelファイルを保存します。
Excelでインポートできる値は、画面上で登録できる値と同じです。
設定先 状態 値 全部門の権限を付与する 設定あり 〇 設定なし 空白 各項目 未設定 - または 空白
許可 〇 拒否 ✖
注意 「✖」は『奉行Edge 勤怠管理クラウド』で、「社員権限[上長用]」を選択している場合にだけ使います。
例 部門権限
- 小川さんは全部門の入力ができる。
- 山田さんは東京部門だけ入力ができる。
- 川谷さんは大阪部門だけ入力ができる。
以下の赤い枠内を編集します。グレー背景のヘッダー部分は、変更しないでください。
- 保存したExcelファイルを画面にドラッグ&ドロップします。
- Excelファイルから読み込まれ、設定が変更された部分に緑色のチェックマークがつきます。
読み込まれた内容を確認し、[F12:登録]を押します。
例 |
「全部門の権限を付与する」に「〇(設定あり)」が設定されている場合は、それ以下の各項目が「-(未設定)」で設定されていても、自動的にすべての項目が「〇(許可)」になります。 |