利用者ごとに入力・参照できる部門をExcelファイルで設定する

概要

複数の利用者で当サービスを利用する場合に、利用者によって入力・参照できる部門を制限したい場合は、［利用者権限］メニューで権限を設定します。
利用者は、権限が付与された部門に対してだけ、伝票の入力や参照、管理帳票の確認ができます。
ここでは、Excelファイルを受け入れて一度に設定する方法を説明します。
利用者や、設定対象の項目が多いときにExcelファイルで入力した内容をインポートする方法が便利です。

• 部門権限が適用されないメニューについては、こちらをご参照ください。
  上記メニューについて、利用者ごとに入力・参照できるメニューを設定したい場合は『管理ポータル』の［メニュー権限］メニューで権限を設定します。
  詳細は、こちらをご参照ください。
•  以下の機能では部門権限は適用されません。必ずすべての部門で集計されます。
  • 在庫数量や在庫金額の確認
  • 購入限度額の管理（『債務奉行クラウド』の『Bシステム』以上または『債務奉行Ｖ ERPクラウド』をご利用の場合）

制限の範囲

権限が「〇：許可」に設定された部門だけが入力・参照できます。
初期設定は「ー：未設定」の状態になっていますので、初期設定のままではどの部門も入力・参照できません。
入力・参照できる部門を設定した場合に、各メニューでどのように権限が制限されるかを説明します。

伝票の動作

他の利用者が入力した伝票のうち、入力・参照権限がどちらも付与されていない部門の明細は確認できません。

伝票の入力

伝票入力時は、入力権限が付与されている部門だけが指定できます。

• 小川さんはすべての部門
  
• 山田さんは福岡支店だけ
  

伝票の検索

• 小川さん
  • すべての伝票を検索・参照できます。
• 山田さん
  • 参照権限のない本社だけの伝票は検索できません。
  • 参照権限のある部門（大阪支店・福岡支店）が含まれている伝票はすべて検索できます。
  • 伝票上の一部の部門にだけ参照権限がある場合は、伝票自体の検索はできます。
    ただし、参照権限のない本社の情報と合計金額が「＊」で表示されます。
    

    例	仕入は各支店ごとだが、支払いは本社が一括で支払った伝票の場合

  • 伝票に添付された証憑は、伝票上のすべての部門に参照権限がある場合に確認できます。

『勘定奉行クラウド』や『勘定奉行11/10/8』と業務連携（仕訳伝票の作成）する場合

伝票上のすべての部門に入力・参照権限がある場合に仕訳伝票を作成できます。

精算締めや支払明細書の発行

『債務奉行クラウド』をご利用の場合で、部門ごとに個別精算している場合は、権限が付与されていない部門の精算締め・支払明細書の発行はできません。

• 小川さん
  • すべての部門の精算締め・支払明細書の発行ができます。
• 山田さん
  • 入力・参照権限のない本社・大阪支店に対して、精算締めできません。
  • 参照権限のない本社に対して、精算締めの履歴の参照や支払明細書の発行はできません。

管理帳票の集計

• 参照権限がある部門の明細を集計できます。
  山田さんは、参照権限のない本社の明細は「＊」で表示されます。
  
• 部門グループを指定して集計する場合に、部門グループ内に権限が付与されていない部門がある場合は、その部門グループは指定できません。
  山田さんは大阪支店・福岡支店だけ参照できるため、大阪支店・福岡支店を含む部門グループ（西日本事業部）だけが表示されます。
  

［銀行振込］メニューでの集計

支払伝票の出金部門に対して参照権限がある伝票を集計できます。
［銀行振込］メニューで集計した結果、手数料伝票が作成される場合は、伝票上のすべての部門に入力権限がある場合に作成できます。

必要な設定

1. メインメニュー右上のから［運用設定］メニューを選択します。
2. ［権限］ページの部門権限で「使用する」を選択し、［登録］ボタンをクリックします。
   
3. 確認メッセージが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。

操作手順

部門権限を例に、設定方法を説明します。

Excelファイルへエクスポートする

設定した内容をExcelファイルへエクスポートします。
エクスポートしたファイルを加工し、インポート用ファイルとして利用します。

1. メインメニュー右上のから［利用者権限］メニューを選択します。
   

   参考	部門権限以外も利用している場合は、［利用者権限 - 部門権限］メニューを選択します。

2. 画面左上のをクリックします。
   

Excelファイルをインポートする

エクスポートしたファイルを編集し、インポートします。

1. インポートするExcelファイルを用意します。
2. 登録する内容を入力し、Excelファイルを保存します。
   Excelでインポートできる値は、画面上で登録できる値と同じです。
   

   設定先	状態	値
   全部門の権限を付与する	設定あり	〇
   	設定なし	空白
   各項目	未設定	－ または 空白
   	許可	〇
   	拒否	✖

   
   

   注意	「✖」は『奉行Edge 勤怠管理クラウド』で、「社員権限[上長用]」を選択している場合にだけ使います。

   
   

   例	部門権限 小川さんは全部門の入力ができる。 山田さんは東京部門だけ入力ができる。 川谷さんは大阪部門だけ入力ができる。 以下の赤い枠内を編集します。グレー背景のヘッダー部分は、変更しないでください。

3. 保存したExcelファイルを画面にドラッグ&ドロップします。
   
4. Excelファイルから読み込まれ、設定が変更された部分に緑色のチェックマークがつきます。
   読み込まれた内容を確認し、［F12：登録］を押します。