法的要件「電子取引データの保存」を満たす当サービスの機能（電子データで受領した取引情報）（PDF、画像） – 奉行クラウドヘルプセンター

概要

当サービスは、電子帳簿保存法の「電子取引データの保存要件」を満たしているため、相手方から受領した電子領収書・電子納品書・電子請求書・電子契約書などを、データのままで保存できます。

参考	『奉行Edge 受領請求書DXクラウド』をご利用で、デジタルインボイス（Peppol）を受領した場合法的要件を満たす当サービスの機能については、『奉行Edge 受領請求書DXクラウド』ヘルプのこちらをご参照ください。

メールなどで受領した電子領収書・電子請求書は、そのファイルを仕訳伝票に添付して保存します。
また、電子注文書・電子見積書・電子契約書など、仕訳の起票に直接関係しない一般書類のファイルも保管できます。

『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合は、自動的にタイムスタンプが付与されるため、煩雑な「事務処理規程」は不要となり、負担なく運用できます。

参考	令和 6年 1月 1日から、電子取引データ（PDFファイルなど）で交付または受領した電子取引の場合は、データでの保存が義務化されています。なお、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要）は、引き続き印刷して保存することも認められますが、あわせて電子取引データの保管も必要です。法律・省令・通達の詳細は、国税庁または税務署にお問い合わせください。国税庁のホームページで、詳細を確認できます。

参考	電子取引データ（PDFファイルなど）で受領した証憑（請求書・領収書など）を、データのままで保管する運用例は、こちらをご参照ください。「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を定めて運用することで、タイムスタンプなしで運用できます。『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』は不要です。他の法的要件は、「電子帳簿保存法における当サービスの対応」をご参照ください。また、電子帳簿保存法に関する「よくある質問」は、こちらをご参照ください。

参考	税務署員から証憑データの提示や提出を求められた場合以下をご参照の上、対応してください。画面や印刷の求めに応じる場合要件「③見読可能性の確保」の「当サービスの機能」ダウンロードの求めに応じる場合要件「⑤証憑データのダウンロード」の「当サービスの機能」

電子取引データの保存要件

当サービスは、以下の法的要件に対応しています。

要件
① 改ざん防止措置
（1） ~~タイムスタンプが付与されたデータを受領~~
（2）タイムスタンプの付与
（3） ~~バージョン管理可能なシステムで授受および保存~~
（4）事務処理規程の策定・運用、備付け
② 関連書類等の備付け
③ 見読可能性の確保
④ 検索機能の確保
（1）取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること
（2）日付または金額の範囲指定によって検索できること
（3）二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること
⑤ 証憑データのダウンロード

要件を満たす当サービスの機能

各要件の詳細と、その要件を満たす当サービスの機能をご紹介します。

① 改ざん防止措置

（2）タイムスタンプの付与

要件

当サービスの機能

総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプを付与すること
書類の受領後、最長約２ヵ月と概ね７営業日以内にタイムスタンプを付与すること

取引に添付した証憑に、自動でタイムスタンプを付与します。

参考	タイムスタンプは、総務大臣に認定されたセイコータイムスタンプサービス（セイコーソリューションズ株式会社）を採用しています。

（4）事務処理規程の策定・運用、備付け

要件

当サービスの機能

訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定・運用し、備付けること

「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を定めて運用してください。

参考	改ざん防止措置当サービスでは、（2）または（4）のいずれかで対応します。『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合は、「（2）タイムスタンプを付与」の要件で対応します。当サービスだけをご利用の場合は、「（4）事務処理規程の策定・運用、備付け」の要件で対応します。

② 関連書類等の備付け

要件

当サービスの機能

システム関連書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合は、その内容を画面および書面に速やかに出力できること
また、システム関連書類等では、電磁的記録の保存等に関する事務手続きを明らかにすること

システム概要書、システム仕様書

当サービスは、市販のソフトウェアサービスのため備付けは不要です。

操作説明書

画面で内容を確認できる当ヘルプを用意しているため、別途備付けは不要です。

事務手続きを明らかにした書類

内部規定書類「電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」の作成例は、こちらをご参照ください。

③ 見読可能性の確保

要件	当サービスの機能
ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けることまた、証憑データを画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること	［証憑リスト］メニューで、依頼内容に応じて画面表示ができます。

④ 検索機能の確保

（1）検索機能における記録項目
要件	当サービスの機能
取引年月日、取引先、取引金額を条件に検索できること	伝票日付・取引先・金額で検索ができます。値がないデータは、伝票日付・取引先は「空欄」を、金額は「0」を条件に検索できます。
（2）範囲を指定しての検索
要件	当サービスの機能
日付または金額を範囲指定して検索できること	伝票日付・金額を範囲指定して検索ができます。
（3）二以上の記録項目の組み合わせ
要件	当サービスの機能
ニ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること	2つ以上の項目を組み合わせて検索ができます。
［証憑リスト］メニューの［条件設定］画面で検索ができます。さらに、画面表示後も「日付」「取引先（支払先）」「金額」列をフィルターで絞り込めます。なお、［証憑種類］メニューで、あらかじめ領収書や請求書などを分類しておくと、証憑ごとに検索項目を設定できます。証憑を選択して［F6：伝票参照］を押すか、「仕訳伝票」列のアイコンをクリックすると仕訳伝票を呼び出せます。

参考	注文書・見積書・契約書など仕訳の起票に直接関係しない一般書類のファイルは、アップロード後に、［証憑入力］メニューで「日付」「金額」「取引先」を登録します。領収書や請求書と同様に、［証憑リスト］メニューで検索できます。命名規則で、証憑のファイル名に「日付」「取引先」「金額」を含めている場合には、「ファイル名」列をフィルターで絞り込むこともできます。

⑤ 証憑データのダウンロード

要件

当サービスの機能

税務職員による質問検査権に基づく証憑データのダウンロードに応じること

［証憑リスト］メニューで、ダウンロードする証憑にチェックを付けて、「一括ダウンロード」をクリックします。

また［仕訳帳］メニューで、上記証憑をもとに起票した取引を出力できます。
取引年月日・取引金額・取引先・証憑ファイル名の出力方法は、こちらをご参照ください。