電子データ保存の要件と当サービスでできること［令和 3年12月31日まで］ – 奉行クラウドヘルプセンター

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注意	当ヘルプは、改正前の電子帳簿保存法に準拠しています。改正電子帳簿保存法の施行日（令和 4年 1月 1日）より前に、「電磁的記録による保存等」の承認を受けていた場合、令和 3年12月31日を含む過去の事業年度においては、改正前の法的要件で保存することとされています。

概要

電子帳簿保存法の「書類の電磁的記録による保存等の要件」を満たせば、書類を「紙」ではなく「電子データ」で保存できます。
ここでは、「納品書（控）」「請求書（控）」のデータ保存について、説明します。

参考	承認申請書・法律・省令・通達の詳細は、国税庁または税務署にお問い合わせください。国税庁のホームページで、詳細を確認できます。

承認申請書を作成し、提出します。
提出期限は、電子データでの書類の保存を開始する日（会計期首など）の3ヵ月前の日です。
承認申請書を作成する際は、こちらをご参照ください。

以下の要件にしたがって、書類（「納品書（控）」・「請求書（控）」）の電磁的記録を保存することが定められています。

参考	書類に係る電磁的記録電磁データの内部の形態は問いません。最終的に画面などで確認できれば、どのようなデータ内部形態でもかまいません。電磁的記録の記録媒体種類は問いません。（ハードディスク・USBメモリ・CD・DVD、何でもかまいません。）

各要件の詳細と、その要件を満たす当サービスの機能をご紹介します。

関係書類等の備付け

要件

当サービス

システム関係書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合は、その内容を画面および書面に速やかに出力できること
また、システム関係書類等では、電磁的記録の保存等に関する事務手続きも明らかにすること

画面で内容を確認できるヘルプを用意しています。

検索機能の確保

検索機能における主要な記録項目
要件	当サービス
取引年月日、その他の日付を検索の条件として設定することができること	売上日付・請求日付で検索ができます。
範囲を指定しての検索
要件	当サービス
日付は任意の範囲を指定して条件を設定し、検索ができること	以下の項目で、範囲（複数）を指定して検索ができます。納品書（控）：売上日付・請求日付請求書（控）：請求日付
二以上の任意の記録項目の組み合わせ
要件	当サービス
主要な記録項目から少なくとも2つの記録項目を任意に選択して、これを検索の条件とする場合に、どの記録項目の組み合わせによっても条件を設定できること	2つ以上の項目を組み合わせて検索ができます。
納品書（控）は、［売上伝票］メニューの［条件設定］画面で検索した結果を、画面や印刷で確認できます。請求書（控）は、［請求書］メニューの［条件設定］画面で指定した結果を、画面や印刷で確認できます。

見読可能性の確保

要件
ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けることまた、ディスプレイの画面および書面に速やかに出力できるようにしておくこと