電子データ保存の要件と当サービスでできること［令和 3年12月31日まで］ – 奉行クラウドヘルプセンター

注意	当ヘルプは、改正前の電子帳簿保存法に準拠しています。改正電子帳簿保存法の施行日（令和 4年 1月 1日）より前に、「電磁的記録による保存等」の承認を受けていた場合、令和 3年12月31日を含む過去の事業年度においては、改正前の法的要件で保存することとされています。

概要

電子帳簿保存法の「電磁的記録による保存等の要件」を満たせば、帳簿および決算書を「紙」ではなく「電子データ」で保存できます。
ここでは、「帳簿・決算書」のデータ保存について、以下の3つを説明します。

参考	承認申請書・法律・省令・通達の詳細は、国税庁または税務署にお問い合わせください。国税庁のホームページで、詳細を確認できます。

事前に必要な作業（承認申請書の提出）

承認申請書を作成し、提出します。
提出期限は、帳簿および決算書の備付開始日（会計期首）の3ヵ月前の日です。
承認申請書を作成する際は、こちらをご参照ください。

電磁的記録による保存等の要件

要件には「帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・売上帳・売掛金元帳などの会計帳簿）」に関するものと「書類（貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類）」に関するものと、2種類あります。
それぞれ以下の表の要件にしたがって、電磁的記録を保存することが定められています。

	要件	帳簿	書類
真実性	①電磁的記録の訂正・削除履歴の確保	〇
	②帳簿間の相互関連性の確保	〇
	③関連書類等の備付け	〇	〇
可視性	④検索機能の確保	〇	〇
可視性	⑤見読可能性の確保	〇	〇

参考	帳簿・書類（決算書）に係る電磁的記録電磁データの内部の形態は問いません。最終的に画面などで確認できれば、どのようなデータ内部形態でもかまいません。電磁的記録の記録媒体種類は問いません。（ハードディスク・USBメモリ・CD・DVD、何でもかまいません。）

要件を満たす当サービスの機能

各要件の詳細と、その要件を満たす当サービスの機能をご紹介します。

① 電磁的記録の訂正・削除履歴の確保

訂正または削除の履歴の確保
要件	当サービス
「訂正または削除の事実および内容の確認」に関しての措置データを直接訂正または削除することができるが、その事実および内容が自動的に記録されることデータの訂正または削除を、いわゆる反対仕訳を入力することで行う場合は、当初データの特定に必要な情報を付加すること	訂正または削除の履歴が自動的に記録されます。訂正・削除・追加の履歴がすべて記録され、［仕訳伝票履歴］メニューで確認できます。反対仕訳を作成した場合、作成元になった仕訳伝票も確認できます。詳細は、こちらをご参照ください。（反対仕訳は、［仕訳伝票入力］メニューの［F8：反対仕訳］を使用して登録します。）
追加入力の履歴の確保
要件	当サービス
個別の記録事項の入力を、通常の業務処理期間経過後に行った場合、この事実を確認できるシステムを使用する必要があるが、入力したすべての伝票について、その入力日がわかるか、または一連番号が付番されていればよい	伝票日付とは別に、入力日時（処理日時）も自動的に記録しています。そのため、［仕訳帳］メニューや［仕訳伝票履歴］メニューで「処理日時」を指定して伝票を検索でき、画面や印刷でも出力できます。

② 帳簿間の相互関係性の確保

要件

当サービス

「相互の記録事項が、同一の取引に係る記録事項であること、又どの記録事項を集計したか」を明らかにすること

画面や印刷物に「日付範囲」「勘定科目」などの集計された条件を出力します。
したがって、帳簿と帳簿、帳簿と書類（決算書）の相互関連性を明らかにできます。
試算表から内訳表へ、内訳表から元帳へ、元帳から仕訳伝票へジャンプして、同一の取引（仕訳伝票）から集計されていることを追跡できます。

③ 関連書類等の備付け

要件	当サービス
システム関連書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合は、その内容を画面および書面に速やかに出力できることまた、システム関連書類等では、電磁的記録の保存等に関する事務手続きも明らかにすること	画面で内容を確認できるヘルプを用意しています。

④ 検索機能の確保

検索機能における主要な記録項目
要件	当サービス
取引年月日、勘定科目、取引金額など主要な記録項目を検索の条件として設定することができること	伝票日付・勘定科目・金額などで検索ができます。
範囲を指定しての検索
要件	当サービス
日付または金額の任意の範囲を指定して条件を設定し、検索ができること	伝票日付・金額について範囲を指定して検索ができます。
二以上の任意の記録項目の組み合わせ
要件	当サービス
主要な記録項目から少なくとも2つの記録項目を任意に選択して、これを検索の条件とする場合に、どの記録項目の組み合わせによっても条件を設定できること	2つ以上の項目を組み合わせて検索ができます。
帳簿については、次のメニューの［条件設定］画面で検索した結果を、画面や印刷で確認できます。［仕訳帳］メニュー／［元帳］メニュー／［仕訳伝票履歴］メニュー書類については、次のメニューの［条件設定］画面で指定した結果を、画面や印刷で確認できます。［合計残高試算表］メニュー／［決算報告書］メニュー

⑤ 見読可能性の確保

要件
ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けることまた、ディスプレイの画面および書面に速やかに出力できるようにしておくこと