証憑種類

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概要

領収書・請求書・見積書など、当サービスで収集・管理する証憑を拠点や用途で分類するために証憑種類を登録します。

例えば、拠点ごとに証憑種類を分けたり、領収書の中でも旅費交通費や交際費などの科目が異なるなど、用途によって証憑種類を分けておくことで、仕訳伝票の起票や証憑の検索がスムーズになります。

証憑の保管と運用方法については、こちらをご参照ください。

注意	『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）をご利用の場合は、初期で用意されている証憑種類「未分類」は、証憑収集アプリに表示されません。 あらかじめ、必要な証憑種類を登録してください。

 

参考	最大登録件数は、こちらをご参照ください。

基本操作

証憑の種類を登録する

詳細は、こちらをご参照ください。

入力項目

項目	説明
証憑種類名	新規で作成した場合は、選択した証憑種類のテンプレート名が表示されます。任意に変更できます。
仕訳伝票への添付	領収書や請求書は仕訳伝票に添付して保管し、見積書・注文書・契約書などの一般書類は仕訳伝票に添付せずに保管するよう設定できます。
添付方法	仕訳伝票への添付で「する」を選択した場合に設定します。 証憑を見ながら添付する場合は、「見ながら起票して添付する」を選択します。 ［証憑入力］メニューでは、証憑の確認、証憑項目の入力と仕訳伝票の起票が同時にできます。 登録済みの仕訳伝票に証憑をあとからまとめて添付する場合は、「後から添付する」を選択します。 ［証憑入力］メニューでは、証憑の確認、証憑項目の入力をします。仕訳伝票を起票後、［証憑一括添付］メニューで仕訳伝票に証憑を添付します。 証憑の保管と運用方法については、こちらをご参照ください。
AI-OCR自動読み取り	AI-OCR 「領収書用AI-OCR」「請求書用AI-OCR」を設定した場合の読み取り情報は、こちらをご参照ください。
証憑項目	日付・金額・取引先など、証憑の情報を入力し、検索するための証憑項目を自由に設定できます。 入力を必須とする証憑項目の「必須」にチェックを付けます。 証憑の登録画面に証憑項目の補足説明を表示する場合は、「項目の説明」に入力します。 詳細は、こちらをご参照ください。 仕訳伝票の項目に初期表示させる項目は、「仕訳伝票との関連付け」にチェックを付けます。 初期で表示されている証憑項目を変更したい場合は、「証憑項目を編集する」をクリックして、表示する証憑項目を変更できます。 初期で用意されていない証憑項目を追加したい場合は、こちらをご参照ください。 参考 『AI-OCRオプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合は、証憑項目をOCR対象として指定することで証憑の画像から読み取った情報が自動的に表示されます。 『AI-OCRオプション for 勘定奉行クラウド』の詳細は、こちらをご参照ください。 ［利用者権限］メニューで利用者ごとに入力・参照できる部門を設定している場合、入力型が「部門」の証憑項目を含めると、［利用者権限］メニューで設定した権限設定が反映されます。 詳細は、こちらをご参照ください。
[証憑入力]メニューで初期表示する仕訳伝票	添付方法で「見ながら起票して添付する」を選択した場合に設定します。 ［証憑入力］メニューで初期表示する仕訳伝票を設定します。 交通費や書籍購入の領収書のように、貸借それぞれの勘定科目が決まっている場合に仕訳伝票を手入力しておきます。 設定しなかった項目には、証憑項目を関連付けたり、証憑項目をもとに証憑辞書の内容を自動でセットすることもできます。 詳細は、こちらをご参照ください。
証憑の承認	証憑収集 ［運用設定］メニューの［証憑収集アプリ］ページの証憑承認で「使用する」を選択した場合に設定します。 ワークフロー（承認経路）を設定できます。 証憑種類ごとにワークフローを設定するので、「領収書は拠点と経理部で承認する」「請求書は拠点側だけで承認する」といった運用ができます。 詳細は、こちらをご参照ください。
アップロード方法	証憑を手動でアップロードするか、自動でアップロードするか（アップロード方法）を設定します。 「フォルダー内のファイルを自動でアップロードする」を選択すると、指定したフォルダー内のファイル（証憑）を自動的に取り込み（アップロード）できます。 参考 『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合で、証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）から証憑をアップロードして運用する場合は、必要ありません。 「アップロードしたファイルを移動する」にチェックを付けると、アップロードの完了と同時にファイル（証憑）は「アップロード済」フォルダーに移動されます。 「アップロード済」フォルダーは、アップロードするファイル（証憑）が保存されているフォルダーに作成されます。 アップロード方法は、［証憑入力］メニューのまたは［F3：設定］を押しても設定できます。

 

項目	説明
証憑種類アプリの利用者に証憑種類権限を設定する	証憑収集 ［運用設定］メニューの［証憑収集アプリ］ページの証憑種類権限で「使用する」を選択した場合に設定します。 証憑種類ごとに、どの利用者がどの証憑種類に証憑をアップロードできるか設定できます。『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）に必要な証憑種類だけ表示されるようになるので、証憑種類の選択誤りや証憑種類を探す手間を軽減できます。 詳細は、こちらをご参照ください。

こんなときは

初期で用意されていない証憑項目を追加する

詳細は、こちらをご参照ください。

入力必須の証憑項目を設定する

修正する証憑種類をダブルクリックするか［F9：修正］を押します。
入力を必須とする証憑項目の「必須入力」にチェックを付けます。

証憑の登録画面に証憑項目の補足説明を表示する

修正する証憑種類をダブルクリックするか［F9：修正］を押します。
証憑項目の「項目の説明」に補足説明を入力します。

参考	証憑を登録する画面のインフォメーションにカーソルを合わせると、補足説明が表示されます。

［証憑入力］メニューで起票する際に初期表示する仕訳伝票を設定する

［証憑入力］メニューで初期表示する仕訳伝票を、証憑種類ごとに設定できます。
交通費や書籍購入の領収書のように、貸借それぞれの勘定科目が決まっている場合に仕訳伝票を手入力しておきます。
設定しなかった項目には、証憑項目を関連付けたり、証憑項目をもとに証憑辞書の内容を自動でセットすることもできます。

勘定科目や補助科目を直接指定する場合

指定した勘定科目や補助科目を、起票する仕訳伝票に初期表示します。

証憑項目と仕訳伝票の項目を関連付ける場合

証憑項目に入力された内容を、起票する仕訳伝票に初期表示します。
証憑項目の「仕訳伝票との関連付け」にチェックを付けると、仕訳伝票の項目と関連付けできます。

証憑項目と仕訳伝票を関連付けできるのは、以下の項目です。

証憑項目	仕訳伝票の項目
入力型が「日付」	伝票日付
入力型が「金額」	金額 参考 入力型が「金額」の証憑項目が複数ある場合は、仕訳伝票上の勘定科目ごとに関連付けを設定できます。 関連付ける際に［＠差額］を選択すると、入力した金額と伝票合計金額の差額を自動計算できます。
入力型が「通貨」	外貨入力 取引通貨
入力型が「部門」	部門
入力型が「取引先」	取引先
上記以外	証憑辞書の取引データ項目 （「証憑項目から明細を推定する」にチェックを付けた場合）

証憑項目をもとに証憑辞書の内容を自動でセットする場合

「証憑項目から明細を推定する」にチェックを付けると、証憑項目をもとに［証憑辞書］メニューで登録した仕訳伝票を初期表示します。

貸借それぞれに摘要を設定する場合

「貸借別の摘要を使用する」にチェックを付けると、借方摘要と貸方摘要の入力欄に分割されて、借方科目と貸方科目それぞれに摘要を設定できます。
貸借別の摘要の詳細は、こちらをご参照ください。

画面上の文字を検索する

をクリック、または［Ctrl］＋［F］キーを押すと、画面上の文字を検索できます。
探したいテキストを入力すると、入力した文字がハイライトで表示されます。
また、スクロールバー上にもハイライトが表示されます。

証憑種類の並び順を変更する

［証憑入力］メニューやダッシュボードなどの画面に表示される証憑種類の並び順を変更できます。
並び順を変更したい証憑種類を選択し、［F2：上へ］・［F3：下へ］を押します。

利用者ごとに入力・参照できる証憑を設定する

［利用者権限］メニューで利用者ごとに入力・参照できる部門を設定している場合、当メニューで入力型が「部門」の証憑項目を含めると、［利用者権限］メニューで設定した権限設定が反映されます。
詳細は、こちらをご参照ください。

証憑をアップロードする際の証憑種類権限を、利用者ごとに設定する証憑収集

［証憑種類権限］メニューで、拠点や営業所の従業員が証憑のアップロード先（証憑種類）に迷わないように、どの従業員がどの証憑種類を利用できるか設定できます。
『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）に必要な証憑種類だけ表示されるので、証憑種類の選択誤りや証憑種類を探す手間を軽減できます。
詳細は、こちらをご参照ください。

従業員からアップロードされた証憑を承認／否認する証憑収集

証憑種類ごとにワークフローを関連付けることで、『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）からアップロードされた証憑を、［証憑承認］メニューで承認／否認できます。

• 当サービスで承認／否認する場合は、こちらをご参照ください。
• PCアプリで承認／否認する場合は、こちらをご参照ください。
• スマホアプリで承認／否認する場合は、こちらをご参照ください。

従業員から受領した証憑を、当サービス以外のサービスで使用する証憑収集 受領請求書DX債務奉行蔵奉行

当サービスで登録した証憑種類を、当サービス以外でも使用できます。
『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）からアップロードした証憑（請求書）を使用するサービスを選択します。

注意	以下のいずれかのサービスを、当サービスと同じ法人で運用している場合に設定できます。 債務奉行クラウド 蔵奉行クラウド 奉行Edge 受領請求書DXクラウド

「『奉行Edge 受領請求書DXクラウド』」を選択した場合

『奉行Edge 受領請求書DXクラウド』の［精算処理 - 証憑アップロード］メニューで使用できます。

「上記以外のサービス」を選択した場合

『債務奉行クラウド』『蔵奉行クラウド』の各メニューで使用できます。