法的要件「書類の電磁的記録」を満たす当サービスの機能（紙で発行した請求書・納品書・見積書の控え）（令和 5年12月31日まで） – 奉行クラウドヘルプセンター

概要

当サービスは、電子帳簿保存法の「書類の電磁的記録による保存等の要件」を満たしているため、発行した請求書や納品書・見積書の控えを「紙」で保管する代わりに、『商奉行クラウド』のデータ（電磁的記録）で保存できます。

参考	「紙」に印刷して保管する業務から解放されます。令和 4年 1月 1日以後の任意のタイミング（事業年度の途中でも可）から、切り替えることができます。法律・省令・通達の詳細は、国税庁または税務署にお問い合わせください。国税庁のホームページで、詳細を確認できます。

参考	他の法的要件は、「電子帳簿保存法における当サービスの対応」をご参照ください。見積書は、『Sシステム』をご利用の場合にお使いいただけます。

以下の要件にしたがって、発行した請求書や納品書・見積書の控えを電磁的記録により保存することが定められています。

参考	書類に係る電磁的記録最終的に画面などで確認ができれば、どのような電磁データの内部形態でもかまいません。電磁的記録の記録媒体ハードディスク・USBメモリ・CD・DVDなど、種類は何でもかまいません。

各要件の詳細と、その要件を満たす当サービスの機能をご紹介します。

要件	当サービスの機能
システム関連書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合は、その内容を画面および書面に速やかに出力できることまた、システム関連書類等では、電磁的記録の保存等に関する事務手続きを明らかにすること	画面で内容を確認できるヘルプを用意しています。

参考	事務手続きを明らかにすること内部規定書類「電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」の作成例は、こちらをご参照ください。

要件

当サービスの機能

ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けること
また、書類を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること

以下のメニューの［条件設定］画面で検索した結果を、画面や印刷で確認できます。

検索機能における記録項目
要件	当サービスの機能
年月日を検索条件として設定できること	見積日付・売上日付・請求日付で検索ができます。
範囲を指定しての検索
要件	当サービスの機能
日付の範囲指定によって検索できること	以下の項目で、範囲を指定して検索ができます。見積書（控）：見積日付納品書（控）：売上日付・請求日付請求書（控）：請求終了日
以下のメニューの［条件設定］画面で検索した結果を、画面や印刷で確認できます。見積書（控）：［見積書］メニュー納品書（控）：［売上伝票］メニュー請求書（控）：［請求書］メニュー

要件	当サービスの機能
税務職員による質問検査権に基づく書類データのダウンロードに応じること	以下の［汎用データ作成］メニューで、見積書・請求書・納品書の控えの集計元データである見積書や売上伝票を出力できます。見積書（控）　　　　：「見積書データ作成」請求書・納品書（控）：「売上伝票データ作成」