利用者ごとに入力・参照できる部門をExcelファイルで設定する

概要

複数の利用者で当サービスを利用する場合に、利用者によって入力・参照できる部門を制限したい場合は、［利用者権限］メニューで権限を設定します。
利用者は、権限が付与された部門に対してだけ、伝票の入力や参照、管理帳票の確認ができます。
ここでは、Excelファイルを受け入れて一度に設定する方法を説明します。
利用者や、設定対象の項目が多いときにExcelファイルで入力した内容をインポートする方法が便利です。

• 部門権限が適用されないメニューについては、こちらをご参照ください。
  上記メニューについて、利用者ごとに入力・参照できるメニューを設定したい場合は［管理ポータル］メニューの［メニュー権限］メニューで権限を設定します。
  詳細は、こちらをご参照ください。
• 以下の機能では部門権限は適用されません。必ずすべての部門で集計されます。
  • 在庫数量や在庫金額の確認（『蔵奉行クラウド』をご利用の場合）
  • 与信限度額の管理（『債権奉行ｉクラウド』の『Bシステム』以上または『債権奉行V ERPクラウド』をご利用の場合）

制限の範囲

権限が「〇：許可」に設定された部門だけが入力・参照できます。
初期設定は「ー：未設定」の状態になっているので、初期設定のままではどの部門も入力・参照できません。
入力・参照できる部門を設定した場合に、各メニューでどのように権限が制限されるかを説明します。

伝票の動作

他の利用者が入力した伝票のうち、入力・参照権限がどちらも付与されていない部門の明細は確認できません。

伝票の入力

伝票入力時は、入力権限が付与されている部門だけが指定できます。

• 小川さんはすべての部門
  
• 山田さんは福岡支店だけ
  

伝票の検索

• 小川さん
  • すべての伝票を検索・参照できます。
• 山田さん
  • 参照権限のない本社だけの伝票は検索できません。
  • 参照権限のある部門（大阪支店・福岡支店）が含まれている伝票はすべて検索できます。

  • 伝票上の一部の部門にだけ参照権限がある場合は、伝票自体の検索はできます。
    ただし、参照権限のない本社の情報と合計金額が「＊」で表示されます。

    例	売上は各支店ごとだが、入金は本社に一括で入金された伝票の場合

  • 伝票に添付された証憑は、伝票上のすべての部門に参照権限がある場合に確認できます。

『勘定奉行クラウド』や『勘定奉行Smart/勘定奉行11』と業務連携（仕訳伝票の作成）する場合

伝票上のすべての部門に入力・参照権限がある場合に仕訳伝票を作成できます。

請求締めや請求書の発行

『債権奉行クラウド』をご利用の場合で、部門ごとに個別請求している場合は、権限が付与されていない部門の請求締め・請求書の発行はできません。

• 小川さん
  • すべての部門の請求締め・請求書の発行ができます。
•  山田さん
  • 入力・参照権限のない本社・大阪支店に対して、請求締めできません。
  • 参照権限のない本社に対して、請求締めの履歴の参照や請求書の発行はできません。

管理帳票の集計

• 参照権限がある部門の明細を集計できます。
  山田さんは、参照権限のない本社の明細は「＊」で表示されます。
  
• 部門グループを指定して集計する場合に、部門グループ内に権限が付与されていない部門がある場合は、その部門グループは指定できません。
  山田さんは大阪支店・福岡支店だけ参照できるため、大阪支店・福岡支店を含む部門グループ（西日本事業部）だけが表示されます。
  

必要な設定

1. メインメニュー右上の（設定）から［運用設定］メニューを選択します。
2. ［権限］ページの部門権限で「使用する」を選択し、［登録］ボタンをクリックします。
   
3. 確認メッセージが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。

操作手順

部門に権限を設定する手順を『勘定奉行クラウド』の部門権限を例に、設定方法を説明します。

Excelファイルへエクスポートする

設定した内容をExcelファイルへエクスポートします。
エクスポートしたファイルを加工し、インポート用ファイルとして利用します。

1. メインメニュー右上の（セキュリティ）から［利用者権限］メニューを選択します。

   参考	以下の画面が表示された場合は、設定したいメニューを選択します。

2. 画面左上の（クイックExcel）をクリックします。
   

Excelファイルをインポートする

エクスポートしたファイルを編集し、インポートします。

1. インポートするExcelファイルを用意します。

2. 登録する内容を入力し、Excelファイルを保存します。
   Excelでインポートできる値は、画面上で登録できる値と同じです。

   設定先	状態	値
   全部門の権限を付与する	設定あり	〇
   	設定なし	空白
   各項目	未設定	－ または 空白
   	許可	〇
   	拒否	✖

    

   注意	「✖」は『奉行Edge 勤怠管理クラウド』または『奉行Edge 労務管理電子化クラウド』で、「社員権限[上長用]」を選択している場合にだけ使います。

    

   例	部門権限 小川さんは全部門の入力ができる。 山田さんは東京部門だけ入力ができる。 川谷さんは大阪部門だけ入力ができる。 以下の赤い枠内を編集します。グレー背景のヘッダー部分は、変更しないでください。

3. 保存したExcelファイルを画面にドラッグ&ドロップします。
   
4. Excelファイルから読み込まれ、設定が変更された部分に緑色のチェックマークがつきます。
   読み込まれた内容を確認し、［F12：登録］を押します。

例	「全部門の権限を付与する」に「〇（設定あり）」が設定されている場合は、それ以下の各項目が「－（未設定）」で設定されていても、自動的にすべての項目が「〇（許可）」になります。