概要
［取引ファイル受入］メニューで、お客様が独自に用意したファイル（Excelファイル）をもとに仕訳伝票を受け入れる手順を説明します。
当サービスの項目とお客様が独自に用意したファイルの項目の関連付けや、独自のファイルを加工せずに受け入れる機能も紹介します。
| 参考 | 当サービスで用意したテンプレートファイルを受け入れる場合は、こちらをご参照ください。 |
必要な設定
受け入れるExcelファイルを用意します。
- 一番左側にあるシートだけが読み込まれます。
- Excel関数を使った計算結果や文言置換の結果も判断し、受け入れできます。
詳細は、こちらをご参照ください。
操作手順
- ［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 取引ファイル受入］メニューを開きます。
-
受け入れるファイルをドラッグ＆ドロップします。
参考 「新しいパターンを追加」をクリックして、［仕訳伝票データ受入］メニューで作成済みの「受入ファイル形式」を選択すると、［取引ファイル受入］メニューの受入パターンとして登録できます。
項目の関連付けと読込開始行の設定をそのまま利用できるので、当メニューで再設定せずにExcelファイルを受け入れできます。 -
お客様が用意したファイルの項目と当サービスの項目を関連付け、［読込開始］ボタンをクリックします。
補足 - 任意のパターン名を入力し、仕訳伝票を受け入れる際の設定を確認します。
［登録］ボタンをクリックします。 - 内容を確認して、「一括登録」をクリックします。
項目を関連付ける
当サービスの項目とファイル上の項目を関連付ける
独自のファイルを受け入れる場合は、当サービスの項目とお客様が独自に用意したファイルの項目を関連付ける必要があります。
一度関連付ければ、次回以降はそのパターンを使ってスムーズに仕訳伝票を受け入れできます。
| 例 |
ファイル上の「Trading Date」と当サービスの「日付」を関連付ける 「Trading Date」という項目は、当サービスに存在しません。
|
項目の関連付けを確認・修正する
項目の関連付けを確認したり、関連付けを修正する場合は、パターンを選択して［F6：項目設定］を押します。
| 例 | 消費税が計算されていないので、関連付けを確認して修正する場合 |
- ［取引ファイル受入］画面で、パターンを選択します。
- ［F6：項目設定］を押します。
- 関連付けを修正して［登録］ボタンをクリックします。
- 確認メッセージが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。
- 設定が反映されます。
独自のファイルを加工せずに受け入れる
お客様が独自に用意したファイル（独自形式）の税区分コードが当サービスと異なったり、支払帳のように部門や自科目が入っていないファイルでも、仕訳伝票として受け入れできます。
また、受け入れるファイルに取引先が 1 つしかない場合や、異なる列に年月日情報が入っている場合も正しい形で受け入れできます。
値の変換ルールを設定する
税区分コードや消費税率など、受け入れるファイルと当サービスとでコード（値）が異なる場合でもファイル加工せずに受け入れできます。
受け入れる際に、コードをそのまま受け入れるか、受入データと当サービスで値を関連付けます。（変換設定）
変換設定として関連付けできる項目は以下のとおりです。
- 整理区分
- 部門指定方法
- 税区分
- 消費税率
- 消費税自動計算方法
- 端数処理
- 付箋色
- （税区分＋消費税率）
- （税区分＋消費税率＋消費税自動計算方法）
設定手順を説明します。
| 例 |
税込金額から消費税を自動計算する際の値が、当サービスと受入ファイルとで異なる場合 当サービス 「税込」（一部一致） 受入ファイル 「with tax」 |
- ［読込開始］ボタンをクリックします。
- 「変換ルールを確認してください。」をクリックします。
- 当サービスと受入ファイルで異なる値を関連付けたら、［OK］ボタンをクリックします。
- ファイルを読み込みなおすようメッセージが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。
- 変換設定の内容を反映させるため、「一括クリア」をクリックします。
- もう一度、受入ファイルをドラッグ＆ドロップすると、変換設定の内容が反映されます。
外貨情報を含むファイルを受け入れる
以下の条件を両方満たした場合、当サービスに外貨情報（レートや通貨金額）を受け入れできます。
レートの自動取得
受入ファイル上で「為替レート」が指定されていなくても、伝票日付をもとにレートを自動取得します。
自動表示するレートが設定されている、または受入ファイル上で「為替レートコード」が指定されている必要があります。
取引通貨金額の自動換算
受入ファイル上で「本体金額」が指定されていなくても、「為替レート」が確定していれば自動的に換算します。
固定値を設定する
支払帳など、部門や勘定科目の情報が明細に含まれていないファイルを受け入れできます。
受け入れる際に、固定値（どの部門として、どの勘定科目として受け入れるか）設定します。
| 例 |
部門や勘定科目の情報が含まれていない |
- 部門や勘定科目に対して、固定の内容（固定値）を指定します。
固定値を指定すると、常にその値で受け入れできます。 - ［読込開始］ボタンをクリックします。
- 「固定値」で設定した部門や勘定科目の情報が反映されます。
1 つの列を貸借に反映する
支払予定表の金額など、貸借それぞれに金額が入っていない場合に、貸借それぞれの金額に値をセットし、仕訳伝票として受け入れます。
| 例 |
「支払先（取引先）」の情報が貸借に分かれていない |
- 貸借に分かれていない項目に、「貸借〇〇」を関連付けます。
- ［読込開始］ボタンをクリックします。
- 貸借それぞれの取引先に反映されます。
異なる列に年月日情報があるファイルを受け入れる
年、月、日が別の列に入っているファイルでも受け入れできます。
| 例 |
年月日が異なる列に入っている |
- 年月日それぞれに、「年」「月」「日」を関連付けます。
- ［読込開始］ボタンをクリックします。
- 年月日の情報が反映されます。
Excel関数を使用した列を受け入れる
計算式や文字結合、LOOKUP関数といったExcel関数の実行結果と、当サービスの項目を関連付けて、ファイルを受け入れできます。
| 例 |
C列とD列に入っている項目をExcel関数でE列にまとめ、E列を摘要として受け入れる。 |
- ［読み込む項目の選択・確認］画面で、「Debit Customer/Supplier name＆Description（E列）」と「摘要」を関連付けます。
- ［読込開始］ボタンをクリックします。
- 「Debit Customer/Supplier name＆Description（E列）」の内容が「摘要」に反映されます。