回答
当サービスに証憑をアップロードすることで、法的要件が担保されます。アップロードしない場合は、以下のようにお客様の方で要件を担保する必要があります。
電子取引データの保存の場合
- 「改ざん防止措置」のために、「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を策定・運用し備え付けます。
- 「検索機能の確保」のために、証憑ファイル名に取引日付・取引先・金額をつけるルールで運用したうえでその索引一覧をExcelで用意します。
スキャナ保存の場合
「改ざん防止措置」においては、電子取引データの保存の場合と異なり「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」での対応ができません。
証憑ファイルに対してタイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴によるバージョン管理が必要です。