法的要件「帳簿の電磁的記録」を満たす当サービスの機能（仕入先元帳）（令和 5年12月31日まで） – 奉行クラウドヘルプセンター

概要

当サービスは、電子帳簿保存法の「帳簿の電磁的記録による保存等の要件」を満たしているため、仕入先元帳（帳簿）を「紙」で保管する代わりに、『蔵奉行クラウド』のデータ（電磁的記録）で保存できます。

参考	「紙」に印刷して保管する業務から解放されます。法律・省令・通達の詳細は、国税庁または税務署にお問い合わせください。国税庁のホームページで、詳細を確認できます。

参考	他の法的要件は、「電子帳簿保存法における当サービスの対応」をご参照ください。

当サービスは、以下の「優良な電子帳簿」の法的要件に対応しています。

要件
① 電磁的記録の訂正・削除履歴の確保
② 追加入力の履歴の確保
③ 帳簿間の相互関係性の確保
④ 関連書類等の備付け
⑤ 見読可能性の確保
⑥ 検索機能の確保
（1）取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること
（2）日付または金額の範囲指定によって検索できること
（3）二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること
⑦ 帳簿のダウンロード

参考	帳簿に係る電磁的記録最終的に画面などで確認ができれば、どのような電磁データの内部形態でもかまいません。電磁的記録の記録媒体ハードディスク・USBメモリ・CD・DVDなど、種類は何でもかまいません。

各要件の詳細と、その要件を満たす当サービスの機能をご紹介します。

要件

当サービスの機能

「訂正または削除の事実および内容の確認」に関しての措置

訂正または削除の履歴が自動的に記録されます。訂正・削除・追加の履歴がすべて記録され、以下のメニューで確認できます。
（自動記録情報の訂正や削除はできません。）

要件

当サービスの機能

記録事項の入力を通常の業務処理期間経過後にした場合、この事実を確認できるシステムを使用する必要があるが、入力したすべての伝票について、その入力日がわかるか、または一連番号が付番されていればよい

伝票日付とは別に、入力日時（処理日時）も自動的に記録しています。
（自動記録情報の訂正や削除はできません。）
そのため、以下のメニューで「処理日時」を指定して伝票を検索でき、画面で確認できます。

要件	当サービスの機能
「相互の記録事項が、同一の取引に係る記録事項であること、またどの記録事項を集計したか」を明らかにすること	画面や印刷物に「日付範囲」「精算先」などの集計された条件を出力します。したがって、仕入先元帳と伝票（仕入伝票・支払伝票）の相互関連性を明らかにできます。［仕入先元帳］メニューの画面で［F6：伝票］を押して、同一の取引（伝票）から集計されていることを追跡できます。

要件	当サービスの機能
システム関連書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合は、その内容を画面および書面に速やかに出力できることまた、システム関連書類等では、電磁的記録の保存等に関する事務手続きを明らかにすること	画面で内容を確認できるヘルプを用意しています。

参考	事務手続きを明らかにすること内部規定書類「電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」の作成例は、こちらをご参照ください。

要件	当サービスの機能
ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けることまた、帳簿を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること	［仕入先元帳］メニューで、依頼内容に応じて画面表示や印刷ができます。

（1）検索機能における記録項目
要件	当サービスの機能
取引年月日、仕入先、取引金額を条件に検索できること	伝票日付・仕入先・金額で検索ができます。仕入先・金額に値がないデータは、「0」を条件に検索できます。（伝票日付は、空白で登録できません。）
（2）範囲を指定しての検索
要件	当サービスの機能
日付または金額を範囲指定して検索できること	伝票日付・金額を範囲指定して検索ができます。
（3）二以上の記録項目の組み合わせ
要件	当サービスの機能
ニ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること	2つ以上の項目を組み合わせて検索ができます。
次のメニューの［条件設定］画面で検索した結果を、画面や印刷で確認できます。［仕入先元帳］メニュー／［仕入伝票］メニュー／［支払伝票］メニュー／［仕入伝票履歴］メニュー／［債務伝票履歴］メニュー／［支払伝票履歴］メニュー

要件	当サービスの機能
税務職員による質問検査権に基づく帳簿データのダウンロードに応じること	［仕入先元帳］メニューで、依頼内容に応じてPDF・Excelファイルで出力できます。