法的要件「電子取引データの保存」を満たす当サービスの機能（電子データで受領した取引情報）（Peppol）（バージョン「230914」まで）） – 奉行クラウドヘルプセンター

概要

『勘定奉行クラウド』と『奉行Edge 受領請求書DXクラウド』をご利用で、デジタルインボイス（Peppol）を受領した場合は、電子帳簿保存法の「電子取引データの保存要件」を満たした状態で、電子データのままで保存されます。

受領したデジタルインボイス（Peppol）は、その電子データを伝票に添付して保存します。

参考	デジタルインボイスで受領した請求書をもとに伝票を起票する運用例は、こちらをご参照ください。

以下の法的要件に対応しています。

要件
① 改ざん防止措置
（1） ~~タイムスタンプが付与されたデータを受領~~
（2） ~~タイムスタンプの付与~~
（3） ~~データの訂正・削除をした場合にその記録が残るシステム、~~ または訂正・削除ができないシステムを利用して授受および保存
（4） ~~訂正削除の防止に関する事務処理規程の策定、運用、備付け~~
② 関連書類等の備付け
③ 見読可能性の確保
④ 検索機能の確保
（1）取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること
（2）日付または金額の範囲指定によって検索できること
（3）二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること
⑤ 証憑データのダウンロード

各要件の詳細と、その要件を満たす機能をご紹介します。

要件	機能
（3）訂正・削除ができないシステムを利用して授受および保存	受信したデジタルインボイス（Peppol）を訂正・削除できません。そのままのデータを保存します。

要件	機能
システム関連書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合は、その内容を画面および書面に速やかに出力できることまた、システム関連書類等では、電磁的記録の保存等に関する事務手続きを明らかにすること	画面で内容を確認できるヘルプを用意しています。

参考	事務手続きを明らかにすること内部規定書類「電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」の作成例は、『勘定奉行クラウド』のヘルプのこちらをご参照ください。

要件	機能
ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けることまた、証憑データを画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること	『勘定奉行クラウド』の［証憑リスト］メニューで、依頼内容に応じて画面表示ができます。

（1）検索機能における記録項目
要件	機能
取引年月日、取引先、取引金額を条件に検索できること	伝票日付・取引先・金額で検索ができます。値がないデータは、伝票日付・取引先は「空欄」を、金額は「0」を条件に検索できます。
（2）範囲を指定しての検索
要件	機能
日付または金額を範囲指定して検索できること	伝票日付・金額を範囲指定して検索ができます。
（3）二以上の記録項目の組み合わせ
要件	機能
ニ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること	2つ以上の項目を組み合わせて検索ができます。
『勘定奉行クラウド』の［証憑リスト］メニューの［条件設定］画面で検索ができます。さらに、画面表示後も「日付」「取引先（支払先）」「金額」列をフィルターで絞り込めます。なお、『勘定奉行クラウド』の［証憑種類］メニューで、あらかじめ請求書を分類しておくと、証憑ごとに検索項目を設定できます。証憑を選択して［F6：伝票参照］を押すか、「仕訳伝票」列のアイコンをクリックすると仕訳伝票を呼び出せます。

要件

機能

税務職員による質問検査権に基づく証憑データのダウンロードに応じること

『勘定奉行クラウド』の［証憑リスト］メニューで、証憑データのスクリーンショットを取得し、ファイル名を以下のように設定して保存します。

「請求日付_精算先名_金額.jpg」

例	5月31日付けで、「T-SHOP株式会社」から4月分請求額100,000円の請求書を受領した場合「20230531_T-SHOP株式会社_100000.jpg」