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承認機能とは

  • 更新

発行請求書DX

概要

承認機能とは、伝票入力者が入力した伝票を申請し、承認者が承認することで、承認した請求伝票だけを発行する機能です。
承認機能を使用することで、入力ミスや不正な伝票の登録を防げます。

  • 2 段階までの承認フローを作成できます。
  • 承認状況は、伝票画面上で確認できます。
    20250312_承認機能とは_010_伝票_承認状況表示位置.png

必要な設定

1. 承認機能を「使用する」に設定する

［運用設定］メニューの［承認フロー］ページで、承認機能を使用するかを設定します。

すでに登録済みの伝票がある場合は、承認機能を「使用する」設定にすると、それまでに登録された伝票の承認状況はすべて「承認済」になります。
その他にも、承認者に伝票の修正・削除を許可するかなどを設定できます。

2. ワークフローを作成する

メインメニュー右上のSecurityIcon_2503以降.png（セキュリティ）の［ワークフロー］メニューで作成します。

承認の流れ

伝票入力者が伝票を登録し、申請すると、承認者が承認（または否認）できます。

伝票入力者   承認者
   
伝票の登録

伝票を登録します。
伝票を登録した時点では、以下に該当する利用者だけ、登録した伝票を確認できます。

  • 伝票入力者
  • 『管理ポータル』の［利用者］メニューの利用者種類で、「2：利用者（メニュー権限：フルコン）」を選択している利用者

この時点の承認状況は「未申請」です。

_______002______.png

 

伝票の申請

ダッシュボードの「未申請状況」カードで、伝票ごとに未申請の件数をクリックします。
_______001_______SDBIL.png

参考
  • 請求伝票メニューでswitch.pngをクリック後に［F2：申請］を押しても申請できます。
  • 伝票の登録と同時に、自動で申請をすることもできます。
    詳細は、こちらをご参照ください。


申請する伝票にチェックを付け、［実行］ボタンをクリックします。
申請すると、承認者が承認できるようになります。
この時点の承認状況は「未承認」です。
20250312_承認機能とは_003_未承認伝票_SDBIL.png

  Arrow01.png
    伝票の確認
 

承認すべき伝票の件数が、ダッシュボードの「未承認状況」カードに表示されます。
伝票ごとに件数をクリックします。
_______004__________SDBIL.png
 

参考 請求伝票メニューでswitch.pngをクリック後に、［F3：承認］を押しても承認できます。
  伝票の承認（または否認）
 

伝票を承認する場合

承認する伝票の「承認」列にチェックを付け、［実行］ボタンをクリックします。

この時点の承認状況は、以下の通りです。

  • 最終承認が完了している場合は、「承認済」
    20250312_承認機能とは_008_承認済伝票_SDBIL.png
  • 最終承認が完了していない場合（2段階承認の設定で、1次承認だけ完了）は、「承認中」
    20250312_承認機能とは_005_承認中伝票_SDBIL.png
    1次承認が完了すると、2次承認者のダッシュボードに承認すべき伝票の件数が表示されます。

伝票を否認する場合

否認する伝票の「否認」列にチェックを付け、［実行］ボタンをクリックします。
  Arrow02.png  
否認された伝票の修正・申請  

伝票入力者のダッシュボードの「未申請状況」カードに、修正すべき否認伝票の件数が表示されます。
伝票ごとに件数をクリックします。
_______007_____________SDBIL.png

修正する伝票をクリックして［F9：修正］を押します。
この時点の承認状況は「否認」です。

  

_______009_____.png
 

表示された伝票を修正して登録します。
登録したら、修正した伝票にチェックを付けて［実行］ボタンをクリックし、再度申請します。
この時点の承認状況は「未承認」です。

  
  Arrow01.png
  伝票の確認・修正
  承認すべき伝票の件数がダッシュボードの「未承認状況」カードに表示されます。
件数をクリックして確認し、承認する伝票の「承認」列にチェックを付け、［実行］ボタンをクリックして承認します。

各メニューでの動作

請求書の発行

最終承認が完了していない請求伝票は、請求書の発行ができません。

こんなときは

伝票の登録と同時に申請する

伝票の登録後に申請をするのではなく、伝票の登録時に自動で申請できます。
詳細は、こちらをご参照ください。

承認状況を確認する

伝票に表示される承認状況のアイコンについて説明します。
詳細は、こちらをご参照ください。

申請した伝票を修正する

詳細は、こちらをご参照ください。

承認者を変更・追加する

詳細は、こちらをご参照ください。