承認申請書の記入例（受領した証憑のスキャナ保存）［令和 3年12月31日まで］ – 奉行クラウドヘルプセンター

『証憑保管 for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合

注意	当ヘルプは、改正前の電子帳簿保存法に準拠しています。改正電子帳簿保存法の施行日（令和 4年 1月 1日）より前に、「スキャナ保存」の承認を受けていた場合、令和 3年12月31日以前においては、改正前の法的要件で保存することとされています。

概要

以下は、当サービスを使用する場合の「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」の記入例です。
この承認申請書は、受領した領収書など証憑のスキャナ保存を申請する場合に使用します。

参考	スキャナ機器に関する記載は、お使いのメーカーにご確認ください。「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」は、国税庁のホームページからダウンロードできます。

メーカーの住所を記載します。

以下の赤枠部分のチェックは、受領者等が読み取りを行わない場合は不要です。

参考	承認申請書の「7-（10）-④」の「電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類」（内部規定書類）を作成する際の作成例は、こちらをご参照ください。

参考	経費精算システムなど外部サービスで一部の電子証憑を管理する場合は、そのサービスの操作説明（ヘルプ等）にしたがって、書類の種類・商品名・申請要件をあわせて承認申請書に記載します。

承認申請書に添付する「電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」の作成例です。
法律上、形式は定められていませんが、以下の内容を記載します。

入出力・保存処理の手順、日程、担当部署

入出力・保存の手順	取引の入力方法（証憑の受領も含めて）受領した証憑のスキャナ方法・保存（タイムスタンプの付与も含む）取引の訂正・削除・追加のための入力方法各帳簿・決算書の出力手順
日程	取引の処理間隔タイムスタンプの付与入力ミスの訂正期間各帳簿・決算書を出力する時期
担当部署	入出力・保存を担当する部署名

定期検証

検証の手順	処理されるべき書類が網羅されているかの確認適正なスキャニングがされているかの確認改ざんされていないかの確認
担当者	監督者の氏名

下記の事務手続例には、取引の入力や帳簿・決算書類について記載しています。
受領した証憑の取り扱いについては、別途追記してください。

参考	スキャナ機器に関する記載は、お使いのメーカーにご確認ください。