『証憑保管 for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合
注意 |
当ヘルプは、改正前の電子帳簿保存法に準拠しています。 改正電子帳簿保存法の施行日(令和 4年 1月 1日)より前に、「スキャナ保存」の承認を受けていた場合、令和 3年12月31日以前においては、改正前の法的要件で保存することとされています。 |
概要
電子帳簿保存法の「スキャナ保存の要件」を満たせば、受領した領収書などを「紙」ではなく「電子データ(電子証憑)」で保存できます。
ここでは、証憑のスキャナ保存について、以下の4つを説明します。
参考 | 承認申請書・法律・省令・通達の詳細は、国税庁または税務署にお問い合わせください。 国税庁のホームページで、詳細を確認できます。 |
当サービスの役割
証憑のスキャナ保存を実現するための業務は、以下のとおりです。
参考 | 「証憑の電子化(スキャン)」については、お使いのシステムの操作説明(ヘルプ等)をご確認ください。 |
参考 | 当サービスで、起票した仕訳と電子証憑を関連付ける方法については、こちらをご参照ください。 |
事前に必要な作業(承認申請書の提出)
承認申請書を作成し、提出します。
提出期限は、証憑をスキャナ保存する3ヵ月前の日です。
参考 | 承認申請書を作成する際は、こちらをご参照ください。 |
当サービスにおける証憑のスキャナ保存の要件
対象は、受領した領収書など、取引の入力にあたり基となる証憑です。
「証憑のスキャナ保存の要件」は以下のとおりです。
スキャニング・改ざん防止 |
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① スキャナの基準 ② 読取情報の保存 ③ タイムスタンプの付与 ④ バージョン管理 |
入力・検索 |
⑤ 入力者等情報の確認 ⑥ 入力期間の制限 ⑦ 検索機能の確保 ⑧ 電子証憑と帳簿の相互関連性の保持の確保 |
出力 |
⑨ 見読可能性の確保 |
社内体制 |
⑩ 適正事務処理要件 ⑪ 関係書類等の備付け |
要件を満たす当サービスの機能
各要件の詳細と、その要件を満たす当サービスの機能をご紹介します。
① スキャナの基準 ② 読取情報の保存
要件 | 当サービス |
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証憑のスキャニングでは以下の基準を満たすこと
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以下のメニューで取引に証憑を関連付ける際に、基準を満たしているかをチェックします。
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注意 |
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参考 |
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③ タイムスタンプの付与
要件 | 当サービス | ||
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一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付与すること |
取引に添付した証憑に、自動でタイムスタンプを付与します。
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④ バージョン管理
要件 | 当サービス |
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添付した証憑を訂正または削除した場合は、これらの事実および内容を確認することができる電子計算機処理システムを要すること |
[仕訳伝票履歴]メニューで、訂正・削除した証憑の履歴を確認できます。 証憑の付替えや削除伝票に関連付いた証憑ファイルも管理されています。 |
⑤ 入力者等情報の確認
要件 | 当サービス |
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証憑をもとに仕訳伝票を入力した者、または直接の監督者に関する情報を確認できること |
[証憑検査]メニューで、仕訳伝票の入力者を確認できます。 |
⑥ 入力期間の制限
要件 | 当サービス | ||
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次の状況に応じて、スキャニングとタイムスタンプを付与すること
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取引を登録した際に自動でタイムスタンプを付与します。 |
⑦ 検索機能の確保
検索機能における主要な記録項目 | |
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要件 | 当サービス |
取引年月日、勘定科目、取引金額など主要な記録項目を検索の条件として設定することができること | 伝票日付・勘定科目・金額などで検索ができます。 |
範囲を指定しての検索 | |
要件 | 当サービス |
日付または金額の任意の範囲を指定して条件を設定し、検索ができること | 伝票日付・金額について範囲を指定して検索ができます。 |
二以上の任意の記録項目の組み合わせ | |
要件 | 当サービス |
主要な記録項目から少なくとも二の記録項目を任意に選択して、これを検索の条件とする場合にいずれの二の記録項目の組み合わせによっても条件を設定できること | 2つ以上の項目を組み合わせて検索ができます。 |
[仕訳帳]メニューの[条件設定]画面で検索ができます。 |
⑧ 電子証憑と帳簿の相互関連性の保持の確保
要件 | 当サービス |
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電子証憑と帳簿との間に、相互に関連性を確認できること |
取引明細に関連付いた電子証憑を呼び出すことで、電子証憑と帳簿の相互関連性を明らかにしています。 |
⑨ 見読可能性の確保
要件 |
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ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けること |
参考 | 要件を満たしたディスプレイ・プリンターはお客様側でご用意ください。 |
⑩ 適正事務処理要件
要件 | 当サービス | ||||
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スキャニング前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組みを講じるために、以下に関する規定を定めこれに基づき事務処理すること
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「定期的な検査」は[証憑検査]メニューで検査します。
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⑪ 関係書類等の備付け
要件 | 当サービス |
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システム関係書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合でも、その内容を画面および書面に速やかに出力できること |
画面で内容を確認できるヘルプを用意しています。 |