概要
領収書を紙で受領した場合は電子データにして保管し、メールなどで電子データで受領した場合はそのまま当サービスで保管します。
以下の場合を例に、領収書を受領した後の運用例を紹介します。
| 例 |
|
| 参考 |
必要な設定（経理担当者）
領収書の電子データを収集するフォルダーを作成する
受領した領収書の電子データを保存するフォルダーを作成します。
当サービスを利用しているパソコンから参照できる場所に作成してください。
| 参考 | 領収書・請求書など、証憑の種類ごとにフォルダーを分けることをおすすめします。 さらに部門ごとに分けて管理するなどもできます。 |
アップロードした領収書に入力する項目などを設定する
［証憑種類］メニューで設定します。
アップロードした領収書に入力する項目は、日付・金額・支払先の他に用途や人数など、任意の項目を追加できます。
また、前述した「領収書の電子データを収集するフォルダーを作成する」で作成したフォルダーを指定し、自動で証憑がアップロードされるように設定します。
詳細は、こちらをご参照ください。
操作手順
1. 領収書の電子データを保存する（従業員）
あらかじめ用意したフォルダーに、領収書の電子データを保存すると自動で当サービスにアップロードされます。
アップロードできるファイル形式は、こちらをご参照ください。
紙で受領した場合
以下のいずれかの方法で電子データにして保存します。
- スキャナーでスキャンし、PDFファイルとして保存する
- スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、jpgなどの形式の画像ファイルとして保存する
電子データで受領した場合
メールで受領した場合やWebからPDFファイルをダウンロードして受領した場合は、PDFファイルをそのまま保存します。
2. 領収書を見ながら仕訳伝票を起票する（経理担当者）
従業員が領収書の電子データを保存すると、ダッシュボードにアップロードされた件数が表示されます。
クリックすると、［証憑入力］メニューが開きます。
［証憑入力］メニューで領収書のPDFファイルや画像ファイルを見ながら仕訳伝票を起票することで、証憑と仕訳伝票を自動的に紐付けることができます。
詳細は、こちらをご参照ください。
3. 領収書を確認・検索・ダウンロードする（経理担当者）
アップロードした領収書は、［証憑リスト］メニューで証憑の解像度（dpi）や階調を確認できます。
また、証憑を日付・金額・支払先で検索したり、ダウンロードできます。
詳細は、こちらをご参照ください。