概要
請求書を紙で受領した場合は電子データにして保管し、メールなどで電子データで受領した場合はそのまま当サービスで保管します。
以下の場合を例に、請求書を受領した後の運用例を紹介します。
| 例 |
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| 参考 |
必要な設定（経理担当者）
請求書の電子データを収集するフォルダーを作成する
受領した請求書の電子データを保存するフォルダーを作成します。
当サービスを利用しているパソコンから参照できる場所に作成してください。
| 参考 | 請求書・領収書など、証憑の種類ごとにフォルダーを分けることをおすすめします。 さらに取引先ごとに分けて管理するなどもできます。 |
アップロードした請求書に入力する項目などを設定する
［証憑種類］メニューで設定します。
アップロードした請求書に入力する項目は、日付・金額・取引先の他に支払期限日や口座番号など、任意の項目を追加できます。
また、前述した「請求書の電子データを収集するフォルダーを作成する」で作成したフォルダーを指定し、自動で証憑がアップロードされるように設定します。
詳細は、こちらをご参照ください。
操作手順
1. 仕訳伝票を起票する（経理担当者）
手元に支払予定表のExcelファイルなどがある場合は、［取引ファイル受入］メニューでそのファイルをもとに仕訳伝票を一括で登録しておきます。
詳細は、こちらをご参照ください。
2. 請求書の電子データを保存する（従業員）
あらかじめ用意したフォルダーに、請求書の電子データを保存すると自動で当サービスにアップロードされます。
アップロードできるファイル形式は、こちらをご参照ください。
紙で受領した場合
以下のいずれかの方法で電子データにして保存します。
- スキャナーでスキャンし、PDFファイルとして保存する
- スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、jpgなどの形式の画像ファイルとして保存する
電子データで受領した場合
メールで受領した場合やWebからPDFファイルをダウンロードして受領した場合は、PDFファイルをそのまま保存します。
3. 証憑の情報を登録する（経理担当者）
従業員が請求書の電子データを保存すると、ダッシュボードにアップロードされた件数が表示されます。
クリックすると、［証憑入力］メニューが開きます。
［証憑入力］メニューで、アップロードされた証憑に日付・金額・取引先などの情報を登録します。
詳細は、こちらをご参照ください。
4. 請求書と仕訳伝票を関連付ける（経理担当者）
［証憑一括添付］メニューで、1. で起票した仕訳伝票に請求書をまとめて添付します。
詳細は、こちらをご参照ください。
5. 請求書を確認・検索・ダウンロードする（経理担当者）
アップロードした請求書は、［証憑リスト］メニューで証憑の解像度（dpi）や階調を確認できます。
また、証憑を日付・金額・取引先で検索したり、ダウンロードできます。
詳細は、こちらをご参照ください。