受領した見積書・注文書などを当サービスで保管する – 奉行クラウドヘルプセンター

概要

見積書・注文書など、仕訳伝票の起票に直接関係しない一般書類を管理する方法を説明します。
紙で受領した場合は電子データにして保管し、メールなどで電子データで受領した場合はそのまま当サービスで保管します。

参考	ここでは、『勘定奉行クラウド』だけをご利用の場合や証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）を使用しない運用の手順を説明します。『証憑収集オプション』をご利用の場合で、証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）から証憑をアップロードして運用する場合は、こちらをご参照ください。証憑の保管と運用方法については、こちらをご参照ください。

受領した証憑の電子データを保存するフォルダーを作成します。
当サービスを利用しているパソコンから参照できる場所に作成してください。

参考	領収書・請求書など、仕訳伝票の起票に直接関係する重要書類のファイルとはフォルダーを分けることをおすすめします。さらに取引先ごとに分けて管理するなどもできます。

［証憑種類］メニューで設定します。
アップロードした証憑に入力する項目は、日付や備考など、任意の項目を追加できます。
また、前述した「証憑の電子データを収集するフォルダーを作成する」で作成したフォルダーを指定し、自動で証憑がアップロードされるように設定します。
詳細は、こちらをご参照ください。

あらかじめ用意したフォルダーに、証憑の電子データを保存すると自動で当サービスにアップロードされます。
アップロードできるファイル形式は、こちらをご参照ください。

以下のいずれかの方法で電子データにして保存します。

メールで受領した場合やWebからPDFファイルをダウンロードして受領した場合は、PDFファイルをそのまま保存します。

従業員が証憑の電子データを保存すると、ダッシュボードにアップロードされた件数が表示されます。
クリックすると、［証憑入力］メニューが開きます。

［証憑入力］メニューで、アップロードされた証憑に日付や備考などの情報を登録します。
詳細は、こちらをご参照ください。

アップロードした証憑は、［証憑リスト］メニューで証憑の解像度（dpi）や階調を確認できます。
また、証憑を日付や備考で検索したり、ダウンロードできます。
詳細は、こちらをご参照ください。