登録済みの仕訳伝票に、証憑をあとからまとめて添付する

概要

請求書を例に、［証憑一括添付］メニューで、取引ファイル受入などですでに起票された仕訳伝票に対して、電子化された証憑を見ながら金額・日付が一致するものを一括で添付する手順を説明します。

必要な設定

1. 仕訳伝票を起票する

［取引ファイル受入］メニューを利用することで、仕訳伝票を自動で起票できます。

2. 証憑種類を登録する

1. ［法人情報 ‐ 経理規程 ‐ 証憑設定 ‐ 証憑種類］メニューを選択します。
2. ［F4：新規］を押します。
   
3. 「請求書」を選択して［OK］ボタンをクリックします。
   
4. 登録済みの仕訳伝票にあとからまとめて添付するので、「後から添付する」を選択します。
   

5. 証憑を手動でアップロードするか、自動でアップロードするか（アップロード方法）を設定します。
   「フォルダー内のファイルを自動でアップロードする」を選択して、指定したフォルダー内のファイル（証憑）を自動的に取り込み（アップロード）します。
   

   参考	『証憑収集オプション』をご利用の場合で、証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）から証憑をアップロードして運用する場合、5. の設定は必要ありません。 「アップロードしたファイルを移動する」にチェックを付けると、アップロードの完了と同時にファイル（証憑）は「アップロード済」フォルダーに移動されます。 「アップロード済」フォルダーは、アップロードするファイル（証憑）が保存されているフォルダーに作成されます。

6. ［登録］ボタンをクリックします。

以下の手順は、『証憑収集オプション』をご利用の場合で、証憑収集アプリ（PCアプリ／スマホアプリ）から証憑をアップロードして運用する場合は、必要ありません。

3. 電子化された証憑のファイルを共有フォルダーなどに収集する

4. 証憑の情報を登録する

従業員が請求書の電子データを保存すると、ダッシュボードにアップロードされた件数が表示されます。
ダッシュボード「証憑」カードの「未入力」をクリックします。

なお、［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 証憑入力］メニューからも開けます。

アップロードされた証憑に日付・金額・取引先などの情報を登録します。
詳細は、こちらをご参照ください。

操作手順

1. ［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 証憑一括添付］メニューを選択します。

2. パターンをクリックします。
   

   参考	作成済みのパターンを選択した場合は、手順4. に進みます。 指定した検索条件は保存されるため、次回以降も同じ条件で出力できます。

3. 以下のように設定し、［画面］ボタンをクリックします。
   
   1. 証憑種類で「請求書」を選択します。
   2. 証憑出力順で、以下のように選択します。
      • 第一項目：「Date」「古いものから表示」
      • 第二項目：「Counterparty」「昇順」
   3. 伝票出力順で「伝票日付順」「古いものから表示」を選択します。
   4. 科目指定で「貸方勘定科目」にチェックを付け、「買掛金」を選択します。

4. 日付と金額が一致した場合に、仕訳伝票と証憑が自動で関連付けられた状態で表示されます。
   内容を確認して、［実行］ボタンをクリックするか［F2：実行］を押します。
   

   参考	仕訳伝票と証憑を自動で関連付ける際の流れを説明します。 「伝票日付」と証憑の「日付」が一致して、「取引通貨金額合計」と証憑の「金額」が一致しているものがあれば関連付けます。 同じ日付・同じ金額の証憑が複数ある場合は、仕訳伝票と証憑のそれぞれのリストの上から順番に関連付けられます。 仕訳伝票と証憑は、それぞれ以下の順番で並び順を指定できます。 仕訳伝票：伝票日付、伝票No.、登録順 証憑　　：アップロード日付、ファイル名、各証憑項目 一致しない証憑が残っている場合は、複数の証憑の「金額」を足して「取引通貨金額合計」に一致した証憑を関連付けます。

    

   参考	手動で関連付けを変更することもできます。 例 複数の仕訳伝票に 1 枚の証憑を添付する場合 証憑を添付する仕訳伝票の明細行をクリックします。 添付する証憑の「添付」をクリックします。 別の仕訳伝票の明細行をクリックします。 すでに添付済みの証憑の「添付」をクリックします。