法的要件「帳簿の電磁的記録」を満たす当サービスの機能（仕訳帳・元帳など） – 奉行クラウドヘルプセンター

概要

当サービスは、電子帳簿保存法の「帳簿の電磁的記録による保存等の要件」を満たしているため、仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・売上帳・売掛金元帳などの会計帳簿を「紙」で保管する代わりに、『勘定奉行クラウド[建設業編]』のデータ（電磁的記録）で保存できます。

参考	「紙」に印刷して保管する業務から解放されます。令和 4年 1月 1日以後に開始する事業年度から、切り替えることができます。期首日から一貫して、『勘定奉行クラウド[建設業編]』のデータ（電磁的記録）で保存します。法律・省令・通達の詳細は、国税庁または税務署にお問い合わせください。国税庁のホームページで、詳細を確認できます。

参考	他の法的要件は、「電子帳簿保存法における当サービスの対応」をご参照ください。また、電子帳簿保存法に関する「よくある質問」は、こちらをご参照ください。

当サービスは、仕訳帳・元帳・その他の必要な帳簿について、以下の「優良な電子帳簿」の法的要件に対応しています。

要件
① 電磁的記録の訂正・削除履歴の確保
② 追加入力の履歴の確保
③ 帳簿間の相互関係性の確保
④ 関連書類等の備付け
⑤ 見読可能性の確保
⑥ 検索機能の確保
（1）取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること
（2）日付または金額の範囲指定によって検索できること
（3）二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること
⑦ 帳簿のダウンロード

参考	保存する各帳簿において関係法令で規定されている記載事項は、こちらをご参照ください。

各要件の詳細と、その要件を満たす当サービスの機能をご紹介します。

要件

当サービスの機能

「訂正または削除の事実および内容の確認」に関しての措置

訂正または削除の履歴が自動的に記録されます。訂正・削除・追加の履歴がすべて記録され、［仕訳伝票履歴］メニューで確認できます。
（自動記録情報の訂正や削除はできません。）
反対仕訳を作成した場合、作成元になった仕訳伝票も確認できます。
詳細は、こちらをご参照ください。
（反対仕訳は、［仕訳伝票入力］メニューの［F8：反対仕訳］を使用して登録します。）

要件	当サービスの機能
記録事項の入力を通常の業務処理期間経過後にした場合、この事実を確認できるシステムを使用する必要があるが、入力したすべての伝票について、その入力日がわかるか、または一連番号が付番されていればよい	伝票日付とは別に、入力日時（処理日時）も自動的に記録しています。（自動記録情報の訂正や削除はできません。）そのため、［仕訳帳］メニューや［仕訳伝票履歴］メニューで「処理日時」を指定して伝票を検索でき、画面や印刷でも出力できます。

要件

当サービスの機能

「相互の記録事項が、同一の取引に係る記録事項であること
また、どの記録事項を集計したか」を明らかにすること

参考	以下の両方の条件に該当する場合は、連携システム側の取引データも、『勘定奉行クラウド[建設業編]』のデータと同様に保存してください。［業務連携入力］メニューで、『商奉行クラウド』などの連携システムで作成した取引データをもとに仕訳伝票を起票している場合伝票や同一科目の明細を、日付ごとや月ごとなどで集約して仕訳伝票を作成している場合

要件

当サービスの機能

システム関連書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合は、その内容を画面および書面に速やかに出力できること
また、システム関連書類等では、電磁的記録の保存等に関する事務手続きを明らかにすること

システム概要書、システム仕様書

当サービスは、市販のソフトウェアサービスのため備付けは不要です。

操作説明書

画面で内容を確認できる当ヘルプを用意しているため、別途備付けは不要です。

事務手続きを明らかにした書類

内部規定書類「電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」の作成例は、こちらをご参照ください。

要件	当サービスの機能
ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けることまた、帳簿を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること	仕訳帳・勘定元帳などの各帳簿メニューで、依頼内容に応じて画面表示や印刷ができます。

（1）検索機能における記録項目
要件	当サービスの機能
取引年月日、取引先、取引金額を条件に検索できること	伝票日付・取引先（摘要）・金額で検索ができます。取引先・金額に値がないデータは、「0」を条件に検索できます。（伝票日付は、空白で登録できません。）
（2）範囲を指定しての検索
要件	当サービスの機能
日付または金額を範囲指定して検索できること	伝票日付・金額を範囲指定して検索ができます。
（3）二以上の記録項目の組み合わせ
要件	当サービスの機能
ニ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること	2つ以上の項目を組み合わせて検索ができます。
次のメニューの［条件設定］画面で検索した結果を、画面や印刷で確認できます。［仕訳帳］メニュー／［元帳］メニュー／［仕訳伝票履歴］メニュー

要件

当サービスの機能

税務職員による質問検査権に基づく帳簿データのダウンロードに応じること

次のメニューで、依頼内容に応じてPDF・Excelファイルで出力できます。