概要
受領した請求書を、電子データとして保存する運用例を紹介します。
運用イメージ
1. 受領した請求書の電子データを保存する（従業員）
拠点の従業員のパソコン・スマートフォンで『証憑収集 for 勘定奉行クラウド』の証憑収集アプリを使って、請求書の電子データを解析し、自動読み取りされた情報をもとにスムーズに請求書を経理に提出できます。
紙で受領した場合（スキャナ保存）
以下のいずれかの方法で電子データにして保存します。
- スキャナーでスキャンし、PDFファイルとして保存する
- スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、jpgなどの形式の画像ファイルとして保存する
電子データで受領した場合（電子取引データ）
メール受領した場合やWebからPDFファイルをダウンロードして受領した場合は、PDFファイルをそのまま保存します。
2. アップロードされた画像やPDFを見ながら、精算伝票を登録する（経理）
ダッシュボード「精算状況」カードの件数をクリックして［証憑アップロード］メニューで、画像ファイルやPDFファイルを見ながら精算伝票を登録することで、請求書と精算伝票を自動的に関連付けることができます。
なお、「1. 受領した請求書の電子データを保存する（従業員）」の請求書は、提出時に自動でクラウドにアップロードされます。その際、スキャナ保存か電子取引か自動判定されます。
| 参考 |
請求書を見ながら、証憑項目を確認し、内容が異なる場合は修正します。 |
3. 請求書を検証する（経理）
［証憑リスト］メニューで、電子化された請求書の解像度（dpi）や階調が適正かをチェックできます。
また、請求書を日付・金額・取引先で検索したり、ダウンロードできます。